18 Nowe produkty i znaczące zmiany

Instytucja powinna ustanowić zatwierdzoną przez organ zarządzający, dobrze udokumentowaną politykę zatwierdzania nowych produktów („PZNP”), która obejmuje rozwój nowych rynków, produktów i usług oraz znaczące zmiany dotychczasowych rynków, produktów i usług, jak też transakcje wyjątkowe. Polityka ta powinna ponadto obejmować istotne zmiany powiązanych procesów (np. nowe zasady outsourcingu) i systemów (np. procesów zmian w zakresie informatyki). PZNP powinna zapewnić, aby zatwierdzone produkty i zmiany były spójne ze strategią w zakresie ryzyka i gotowością instytucji do podejmowania ryzyka oraz z odpowiednimi limitami obowiązującymi w instytucji, lub też zapewnić wprowadzenie niezbędnych zmian.

Do istotnych zmian lub wyjątkowych transakcji mogą należeć połączenia i przejęcia, w tym potencjalne konsekwencje niewystarczających procedur due diligence , w trakcie których nie zidentyfikowano ryzyka oraz zobowiązań pojawiających się po połączeniu; tworzenie struktur (np. nowych jednostek zależnych lub spółek celowych); nowe produkty; zmiany systemów lub ram lub procedur zarządzania ryzykiem; oraz zmiany organizacji instytucji.

Instytucja powinna stosować konkretne procedury oceny zgodności z postanowieniami takiej polityki, uwzględniając wkład komórki ds. zarządzania ryzykiem. Powinno to obejmować systematyczną uprzednią ocenę i udokumentowaną opinię wydaną przez komórkę ds. zgodności z przepisami w odniesieniu do nowych produktów lub znaczących zmian dotychczasowych produktów.

PZNP instytucji powinna uwzględniać wszystkie czynniki, które należy wziąć pod uwagę przed podjęciem decyzji o wejściu na nowe rynki, obrocie nowymi produktami, wdrożeniu nowej usługi lub wprowadzeniu znaczących zmian dotychczasowych produktów lub usług. PZNP powinna także zawierać definicje „nowego produktu/rynku/działalności” oraz „znaczących zmian” wykorzystywaną w obrębie organizacji i komórek wewnętrznych mających uczestniczyć w procesie decyzyjnym.

PZNP powinna wskazywać najważniejsze zagadnienia, którym należy poświęcić uwagę przed podjęciem decyzji. Są to, między innymi, zgodność z regulacjami; rachunkowość; modele wyceny; wpływ na profil ryzyka; adekwatność kapitałowa i rentowność, dostępność wystarczających zasobów w jednostkach operacyjnych (ang. front office ), rozliczeniowych (ang. back office ) oraz odpowiedzialnych za zarządzanie ryzykiem i infrastrukturą informatyczną (ang. middle office ); oraz dostępność narzędzi wewnętrznych i wiedzy fachowej wystarczającej, aby zrozumieć i monitorować stosowne ryzyko. Dodatkowo w celu wypełnienia obowiązków wynikających z dyrektywy (UE) 2015/849, instytucje powinny zidentyfikować i ocenić ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu powiązane z nowym produktem lub praktyką biznesową, oraz wdrożyć środki ograniczające takie ryzyko. W decyzji o podjęciu nowej działalności należy wyraźnie wskazać jednostkę biznesową i osoby za nią odpowiedzialne. Nowej działalności nie należy podejmować do chwili uzyskania zasobów wystarczających do zrozumienia związanego z nią ryzyka i zarządzania nim.

W zatwierdzaniu nowych produktów lub znaczących zmian dotychczasowych produktów, procesów i systemów powinny uczestniczyć komórka ds. zarządzania ryzykiem i komórka ds. zgodności z przepisami. Ich wkład powinien obejmować pełną i obiektywną ocenę ryzyka wynikającego z nowej działalności w różnych scenariuszach, ocenę wszelkich potencjalnych uchybień w zarządzaniu ryzykiem przez instytucję oraz ramach kontroli wewnętrznej, jak też ocenę zdolności instytucji do skutecznego zarządzania nowym ryzykiem. Komórka ds. zarządzania ryzykiem powinna również mieć jasny zarys wdrażania nowych produktów (lub znaczących zmian dotychczasowych produktów, procesów i systemów) w ramach poszczególnych linii biznesowych i portfeli oraz uprawnienia pozwalające żądać poddania zmian dotychczasowych produktów formalnemu procesowi PZNP.