4.5 Dependența de terți și externalizarea

Pe lângă elementele prezentate la punctul 9, instituțiile de credit și financiare trebuie să includă în politicile și procedurile lor specificații care să stabilească funcțiile și activitățile de înregistrare la distanță a clienților care vor fi efectuate sau desfășurate de instituția de credit și financiară, de terți sau de alt furnizor de servicii externalizate.

4.5.1 Recurgerea la furnizori terți în conformitate cu capitolul II secțiunea 4 din Directiva (UE) 2015/849

Pe lângă Ghidul ABE privind factorii de risc⁸ , în special orientările 2.20 - 2.2 1 și 4.32 - 4.37 din ghidul respectiv, acestea trebuie să aplice următoarele criterii:

• a) să ia măsurile necesare pentru a se asigura că propriile măsuri de precauție privind clientela ale terțului referitoare la procese și proceduri de înregistrare la distanță a clienților, precum și informațiile și datele pe care le colectează în acest context, sunt suficiente și conforme cu cerințele prevăzute în prezentul ghid;
• b) să asigure continuitatea relațiilor de afaceri stabilite între client și instituția de credit și financiară pentru a preveni evenimentele care ar putea evidenția deficiențe ale procesului de înregistrare la distanță a clienților desfășurat de terț.

4.5.2 Externa lizarea măsurilor de precauție privind clientela

⁸ EBA/GL/2021/02.

În cazul în care instituțiile de credit și financiare externalizează integral sau parțial procesul de înregistrare la distanță a clienților către un furnizor de servicii externalizate, astfel cum se menționează la articolul 29 din Directiva (UE) 2015/849, instituțiile de credit și financiare trebuie să aplice, pe lângă orientările 2.20 - 2.21 și 4.32 - 4.37 din Ghidul ABE privind factorii de risc și, după caz, pe lângă Ghidul ABE privind externalizarea⁹ , înaintea și în timpul relației de afaceri cu furnizorul de servicii externalizate, următoarele măsuri, a căror amploare trebuie ajustată în funcție de risc:

• a) să se asigure că furnizorul de servicii externalizate pune în aplicare în mod eficace și respectă politicile și procedurile de înregistrare la distanță a clienților ale instituției de credit și financiare în conformitate cu acordul de externalizare. Acest lucru trebuie realizat prin raportare periodică, monitorizare continuă, vizite la fața locului sau teste prin eșantionare;
• b) să efectueze evaluări pentru a se asigura că furnizorul de servicii externalizate este suficient de echipat și capabil să efectueze procesul de înregistrare la distanță a clienților. Evaluările pot include, dar nu se limitează la evaluarea formării personalului, a adecvării tehnologice și a guvernanței datelor la furnizorul de servicii externalizate;
• c) să se asigure că furnizorul de servicii externalizate informează instituțiile de credit și financiare cu privire la orice propunere de modificare a procesului de înregistrare la distanță a clienților sau cu privire la orice modificare adusă soluției furnizate de furnizorul de servicii externalizate.

⁹ Ghidul ABE privind externalizarea.docx (europa.eu)

În cazul în care furnizorul de servicii externalizate stochează date ale clienților, inclusiv, da r fără a se limita la fotografii, materiale video și documente, în timpul procesului de înregistrare la distanță, instituțiile de credit și financiare trebuie să se asigure că:

• a) numai datele necesare ale clientului sunt colectate și stocate în conformitate cu o perioadă de păstrare clar definită;
• b) accesul la date este strict limitat și înregistrat;
• c) sunt puse în aplicare măsuri de securitate adecvate pentru a asigura protecția datelor stocate.