4.5 Tuginemine kolmandatele isikutele ja tegevuste edasiandmine

Lisaks punktis 9 märgitule peaksid krediidi- ja finantseerimisasutused lisama oma poliitikasse ja menetlustesse andmed, mis sätestavad, mis klientide kaugtuvastamise funktsioone ja tegevusi teeb krediidi- ja finantseerimisasutus, kolmandad isikud või muu edasiantud teenuse osutaja.

4.5.1 Tuginemine kolmandast isikust teenuseosutajatele kooskõlas direktiivi (EL) 2015/849 II peatüki 4. jaoga

Lisaks EBA riskitegurite suunistele⁸ , eelkõige selle suunistele 2.20–2.21 ning 4.32–4.37, peaksid nad kohaldama järgmisi kriteeriume:

• a) võtma vajalikke meetmeid veendumaks, et kolmanda osapoole kliendi suhtes rakendatavate hoolsusmeetmete protsessid ja menetlused klientide kaugtuvastamisel ning nendega seoses kogutavad teave ja andmed on piisavad ja kooskõlas käesolevates suunistes sätestatud nõuetega;
• b) tagama kliendi ning krediidi- ja finantseerimisasutuse vaheliste ärisuhete jätkuvus, et vältida sündmusi, mis võivad paljastada puudusi kolmanda isiku poolt tehtavas klientide kaugtuvastamise protsessis.

4.5.2 Kliendi suhtes rakendatavate hoolsusmeetmete edasiandmine

⁸ EBA/GL/2021/02

Kui krediidi- ja finantseerimisasutused annavad edasi kogu klientide kaugtuvastamise protsessi või osa sellest edasiantud teenuse pakkujale, nagu on viidatud direktiivi (EL) 2015/849 artiklis 29, peaksid krediidi- ja finantseerimisasutused kohaldama lisaks EBA riskitegurite suunistele punktidele 2.20–2.21, 4.32–4.37 ning lisaks EBA suunistele tegevuse edasiandmise kohta⁹ , kui asjakohane, enne ärisuhet edasiantud teenuse pakkujaga ja selle ajal järgmisi meetmeid, mille ulatust tuleks kohandada riskitundlikult:

• a) tagama, et edasiantud teenuse pakkuja rakendab tulemuslikult krediidi- ja finantseerimisasutuse klientide kaugtuvastamise poliitikat ja menetlusi ning järgib neid kooskõlas tegevuse edasiandmise lepinguga; see tuleks saavutada korrapärase aruandluse, pideva järelevalve, kohapealsete kontrollkäikude või pistelise kontrolli abil;
• b) tegema hindamisi tagamaks, et edasiantud teenuse pakkujal on piisav varustus ja ta suudab teha klientide kaugtuvastamise protsessi; hindamised võivad muu hulgas hõlmata töötajate koolituse, tehnoloogia sobivuse ja andmevalitsemise hindamist edasiantud teenuse pakkuja juures;
• c) tagama, et edasiantud teenuse pakkuja teavitab krediidi- ja finantseerimisasutusi kõigist klientide kaugtuvastamise protsessi kavandatavatest muudatustest või mis tahes muudatusest, mis tehakse edasiantud teenuse osutaja pakutavas lahenduses.

⁹ EBA Guidelines on outsourcing arrangements.docx (europa.eu)

Kui edasiantud teenuse osutaja talletab kaugtuvastamise ajal kliendiandmeid, sealhulgas fotosid, videoid ja dokumente, peaksid krediidi- ja finantseerimisasutused tagama, et:

• a) kogutakse ja säilitatakse ainult vajalikke kliendi andmeid, kooskõlas selgelt määratletud säilitamisajaga;
• b) juurdepääs andmetele on rangelt piiratud ja registreeritud;
• c) talletatavate andmete kaitse tagamiseks rakendatakse asjakohaseid turvameetmeid.