4.5 Oslanjanje na treće strane i eksternalizacija

Uz točke navedene u stavku 9., kreditne i financijske institucije trebale bi u svoje politike i postupke uključiti specifikacije kojima se određuje koje će funkcije i aktivnosti uvođenje stranaka na daljinu provoditi ili obavljati kreditna i financijska institucija, treće strane ili drugi vanjski pružatelj usluga.

4.5.1 Oslanjanje na pružatelje koji su treća strana u skladu s poglavljem II., odjeljkom 4. Direktive (EU) 2015/849

Uz Smjernice EBA - e o čimbenicima rizika⁸ , posebno smjernice od 2.20. do 2.21. te 4.32. do 4.37. tih Smjernica, trebale bi primijeniti sljedeće kriterije:

• a) poduzeti potrebne korake kako bi se uvjerile da su procesi i postupci treće strane kod dubinske analize stranke pri uvođenju stranke na daljinu te informacije i podatci koje prikupljaju u tom kontekstu dovoljni i u skladu sa zahtjevima navedenim u ovim Smjernicama;
• b) osigurati kontinuitet poslovnih odnosa uspostavljenih između stranke i kreditne i financijske institucije u svrhu zaštite od događaja koji bi mogli otkriti nedostatke u procesu uvođenje stranke na daljinu koji provodi treća strana. 4.5.2 Eksternalizacija CDD-a

⁸ EBA/GL/2021/02

Ako kreditne i financijske institucije povjere cjelokupni postupak uvođenja stranaka na daljinu ili njegove dijelove vanjskom pružatelju usluga, kako je navedeno u članku 29. Direktive (EU) 2015/849, kreditne i financijske institucije trebale bi dodatno uz smjernice od 2.20. do 2.21. te 4.32. do 4.37. Smjernica EBA - e o čimbenicima rizika te dodatno uz Smjernice EBA - e o eksternalizaciji⁹ ako je primjenjivo, prije i tijekom poslovnog odnosa s vanjskim pružateljem usluga primjenjivati sljedeće mjere, čiji bi se opseg trebao prilagoditi na temelju rizika:

• a) osigurati da vanjski pružatelj usluga učinkovito provodi i pridržava se politika i postupaka kreditne i financijske institucije za uvođenje stranaka na daljinu u skladu s ugovorom o eksternalizaciji. To bi se trebalo postići redovitim izvješćivanjem, stalnim praćenjem, posjetima na licu mjesta ili ispitivanjem uzoraka;
• b) provoditi procjene kako bi se osiguralo da je vanjski pružatelj usluga dovoljno opremljen i sposoban izvesti postupak uvođenja stranaka na daljinu. Procjene mogu uključivati, premda nisu ograničene na, procjenu obuke osoblja, tehnološku sposobnost i upravljanje podatcima kod vanjskog pružatelja usluga;
• c) osigurati da vanjski pružatelj usluga obavijesti kreditne i financijske institucije o svim predloženim promjenama procesa uvođenja stranaka na daljinu ili svim promjenama rješenja koje pruža vanjski pružatelj usluga.

⁹ Smjernice EBA - e za eksternalizaciju.docx (europa.eu)

Ako vanjski pružatelj usluga pohranjuje korisničke podatke, koji uključuju, ali nisu ograničeni na videozapise i dokumente, tijekom postupka uvođenja stranaka na daljinu, kreditne i financijske institucije trebale bi osigurati sljedeće:

• a) prikupljaju se i pohranjuju samo potrebni podatci o strankama u skladu s jasno određenim rokom čuvanja;
• b) pristup podatcima je strogo ograničen i registriran;
• c) provode se odgovarajuće sigurnosne mjere kako bi se osigurala zaštita pohranjenih podataka.