4.5 Spoléhání se na třetí strany a outsourcing

Kromě bodů uvedených v odstavci 9 by úvěrové a finanční instituce měly do svých zásad a postupů zahrnout specifikace stanovující, které funkce a činnosti spojené s onboardingem klientů na dálku bude provádět nebo vykonávat úvěrová a finanční instituce, třetí strany nebo jiný externí poskytovatel služeb.

4.5.1 Spoléhání se na třetí stranu jako poskytovatele v souladu s kapitolou II oddílem 4 směrnice (EU) 2015/849

Kromě obecných pokynů orgánu EBA k rizikovým faktorům⁸ , zejména obecných pokynů 2.20 až 2.21 a 4.32 až 4.37 těchto obecných pokynů, by úvěrové a finanční instituce měly uplatňovat tato kritéria:

• a) učinit kroky nezbytné k tomu, aby se ujistily, že vlastní procesy a postupy třetí strany v oblasti hloubkové kontroly klienta při onboardingu na dálku a informace a údaje, které v této souvislosti shromáždí, jsou dostatečné a v souladu s požadavky stanovenými v těchto obecných pokynech;
• b) zajistit kontinuitu obchodních vztahů navázaných mezi klientem a úvěrovou a finanční institucí, aby se zabránilo událostem, které by mohly odhalit nedostatky v procesu onboardingu klientů na dálku prováděného třetí stranou. 4.5.2 Outsourcing hloubkové kontroly klienta

⁸ EBA/GL/2021/02.

V případě, že úvěrové a finanční instituce zadávají celý proces onboardingu klientů na dálku nebo jeho část externímu poskytovateli služeb, jak je uvedeno v článku 29 směrnice (EU) 2015/849, měly by úvěrové a finanční instituce kromě obecných pokynů 2.20 až 2.21 a 4.32 až 4.37 obecných pokynů orgánu EBA k rizikovým faktorům a případně navíc k obecným pokynům orgánu EBA k outsourcingu⁹ před zahájením obchodního vztahu s externím poskytovatelem služeb a v jeho průběhu uplatňovat tato opatření, jejichž rozsah by měl být upraven s ohledem na rizika:

• a) zajistit, aby externí poskytovatel služeb účinně uplatňoval a dodržoval zásady a postupy úvěrové a finanční instituce pro onboarding klientů na dálku v souladu se smlouvou o outsourcingu. Toho by mělo být dosaženo pravidelným vykazováním, průběžným monitorováním, kontrolami na místě nebo testováním vzorků;
• b) provádět posouzení, zda je externí poskytovatel služeb dostatečně vybaven a schopen provádět onboarding klientů na dálku. Hodnocení může mimo jiné zahrnovat posouzení školení pracovníků, technologické způsobilosti a správy dat u externího poskytovatele služeb;
• c) zajistit, aby externí poskytovatel služeb informoval úvěrové a finanční instituce
• o všech navrhovaných změnách procesu onboardingu klientů na dálku nebo o všech změnách jím poskytovaného řešení.

⁹ Obecné pokyny orgánu EBA k outsourcingu.docx (europa.eu).

Pokud externí poskytovatel služeb během procesu onboardingu na dálku ukládá údaje

• o klientech, mimo jiné fotografie, videozáznamy a dokumenty, měly by úvěrové a finanční instituce zajistit, aby:
• a) byly shromažďovány a uchovávány pouze nezbytné údaje klienta v souladu s jasně definovanou dobou uchovávání;
• b) přístup k údajům byl přísně omezen a registrován;
• c) byla zavedena vhodná bezpečnostní opatření, která zajišťují ochranu uložených údajů.