4.5 Dipendenza mill - partijiet terzi u esternalizzazzjoni

Minbarra l - punti stabbiliti fil - paragrafu 9, l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jinkludu fil - politiki u l - ispeċifikazzjonijiet t al- proċeduri tagħhom li jistabbilixxu liema funzjonijiet u attivitajiet ta’ onboarding remot tal - klijenti se jiġu eżegwiti jew imwettaq mill - istituzzjoni ta’ kreditu u finanzjarja, minn partijiet terzi jew minn fornitur ta’ servizz esternalizzat ieħor.

4.5.1 Dip endenza mill - Fornituri ta’ Partijiet Terzi f’konformità mat -Taqsima 4 tal-Kapitolu II tad - Direttiva (UE) 2015/849

Minbarra l - Linji Gwida tal - EBA dwar il - Fatturi ta’ Riskju⁸ , b’mod partikolari l -Linji Gwida 2.20 sa 2.21 u 4.32 sa 4.37 ta’ dawk il -Linji Gw ida, għandhom japplikaw il - kriterji li ġejjin:

• a) jieħdu l - passi meħtieġa biex ikunu ssodisfati li l - proċessi u l - proċeduri għall - onboarding remot tal - klijenti tas - CDD stess u l - informazzjoni u d - data li jiġbru f’dan il- kuntest, ikunu suffiċjenti u konsistenti mar - rekwiżiti stabbiliti f’dawn il - Linji Gwida;
• b) jiżguraw il - kontinwità tar - relazzjonijiet kummerċjali stabbiliti bejn il - klijent u l - istituzzjoni ta’ kreditu u finanzjarja biex ikun hemm protezzjoni minn avvenimenti li jistgħu jiżvelaw nuqqasijiet fil - proċess tal - onboarding remot tal - klijenti mwettaq mill - parti terza.

4.5.2 L-esternalizzazzjoni tas-CDD

⁸ EBA/GL/2021/02

Meta l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji jesternalizzaw il - proċess kollu jew partijiet minnu għall - onboarding remot tal - klijenti lill - fornitur ta’ servizz esternalizzat, kif imsemmi fl - Artikolu 29 tad - Direttiva (UE) 2015/849, l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji flimkien mal - Linji Gwida 2.20 sa 2.21 u 4.32 sa 4.37 tal -Linji Gwida dwar il- Fatturi ta’ Riskju tal - EBA u flimkien mal - Linji Gwida tal - EBA dwar l - Esternalizzazzjoni⁹ meta applikabbli, qabel u matul ir - relazzjoni kummerċjali mal - fornitur ta’ servizz esternalizzat, dawn għandhom japplikaw il - miżuri li ġejjin, li l - firxa tagħhom għandha tiġi aġġustata fuq bażi sensittiva għa r- riskju:

• a) jiżguraw li l - fornitur ta’ servizz esternalizzat jimplimenta u jikkonforma b’mod effettiv mal - politiki u mal - proċeduri tal - onboarding remot tal - klijenti tal - istituzzjoni ta’ kreditu u finanzjarja f’konformità mal - ftehim tal - esternalizzazzjoni. Dan għandu jinkiseb permezz tar - rapportar regolari, il - monitoraġġ kontinwu, iż - żjarat fuq il - post jew l - ittestjar tal - kampjuni;
• b) iwettqu valutazzjonijiet biex jiżguraw li l - fornitur ta’ servizz esternalizzat ikun mgħammar b’mod suffiċjenti u kapaċi jwettaq il - proċess tal - onboarding remot tal - klijenti. Il - valutazzjonijiet jistgħu jinkludu l - valutazzjoni tat - taħriġ tal - persunal, l - idoneità tat - teknoloġija u l - governanza tad - data fil - fornitur tas - servizz esternalizzat, iżda ma humiex limitati għaliha;
• c) jiżguraw li l - fornitur ta’ servizz esternalizzat jinforma lill - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji bi kwalunkwe bidla proposta fil - proċess tal - onboarding remot tal - klijenti jew kwalunkwe modifika li ssir fis - soluzzjoni pprovduta mill - fornitur ta’ servizz esternalizzat.

⁹ EBA Guidelines on outsourcing arrangements.docx (europa.eu)

Meta l - fornitur ta’ servizz esternalizzat jaħżen id - data tal - klijent, inkluż il - fotografija, il - vidjos, u d- dokumenti, iżda mhux limitati għalihom, matul il - proċess tal - onboarding remot, l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jiżguraw li:

• a) tinġabar biss id - data meħtieġa tal - klijent u tinħażen f’konformità ma’ perjodu ta’ żamma definit b’mod ċar;
• b) l- aċċess għad - data huwa strettament limitat u rreġistrat;
• c) jiġu implimentati miżuri ta’ sigurtà xierqa biex jiġi żgurat li d - data maħżuna tiġi protetta.