4.5 Kolmansien osapuolten käyttäminen ja ulkoistaminen

Edellä 9 kohdassa esitettyjen seikkojen lisäksi luotto- ja finanssilaitosten olisi sisällytettävä toimintaperiaatteisiinsa ja menettelyihinsä määritelmät, joilla vahvistetaan, mitä asiakassuhteen perustamisessa käytettäviä etätoimintoja luotto- ja finanssilaitos, kolmannet osapuolet tai muu ulkoistettu palveluntarjoaja toteuttavat tai suorittavat.

4.5.1 Direktiivin (EU) 2015/849 II luvun 4 jakson mukainen kolmansiin osapuoliin kuuluvien palveluntarjoajien käyttäminen

EPV:n riskitekijöitä koskevien ohjeiden⁸ ja erityisesti ohjeiden 2.20–2.21 ja 4.32–4.37 lisäksi luotto- ja finanssilaitosten olisi sovellettava seuraavia kriteereitä:

• a) niiden olisi toteutettava tarvittavat toimenpiteet varmistuakseen siitä, että kolmannen osapuolen omat asiakkaan tuntemisvelvoitteeseen liittyvät prosessit ja menettelyt etätunnistamisratkaisuilla toteutettavassa asiakassuhteen perustamisessa sekä niiden tässä yhteydessä keräämät tiedot ovat riittäviä ja näissä ohjeissa vahvistettujen vaatimusten mukaisia
• b) niiden olisi varmistettava asiakkaan sekä luotto- ja finanssilaitoksen välisten liikesuhteiden jatkuvuus sellaisten tapahtumien varalta, jotka saattavat paljastaa puutteita kolmannen osapuolen etätunnistamisella toteuttamassa asiakassuhteen perustamisprosessissa.

4.5.2 Asiakkaan tuntemisvelvollisuuden ulkoistaminen

⁸ EBA/GL/2021/02

Jos luotto- ja finanssilaitokset ulkoistavat etätunnistamisratkaisuilla toteutettavan asiakassuhteen perustamisprosessin tai osan siitä direktiivin (EU) 2015/849 29 artiklassa tarkoitetulle ulkoistamispalvelun tarjoajalle, luotto- ja finanssilaitosten olisi sovellettava EPV:n riskitekijöitä koskevien ohjeiden 2.20–2.21 ja 4.32–4.37 sekä tarvittaessa ulkoistamista koskevien EPV:n ohjeiden⁹ lisäksi seuraavia toimenpiteitä ennen liikesuhdetta ulkoistamispalvelun tarjoajan kanssa ja sen aikana, ja niiden laajuutta olisi mukautettava riskialttiuden perusteella:

• a) laitosten olisi varmistettava, että ulkoistamispalvelun tarjoaja panee tosiasiallisesti täytäntöön luotto- ja finanssilaitoksen etätunnistamisratkaisuilla toteutettavaa asiakassuhteen perustamista koskevat periaatteet ja -menettelyt ulkoistamissopimuksen mukaisesti ja noudattaa niitä. Tämä voidaan varmistaa säännöllisellä raportoinnilla, jatkuvalla seurannalla, paikan päällä tehtävillä käynneillä tai pistokokeilla
• b) laitosten olisi tehtävä arviointeja sen varmistamiseksi, että ulkoistamispalvelun tarjoajalla on riittävät välineet ja valmiudet suorittaa etätunnistamisratkaisuilla toteutettava asiakassuhteen perustamisprosessi. Arviointeihin voi sisältyä muun muassa ulkoisamispalvelun tarjoajan henkilöstön koulutuksen, teknologian sopivuuden ja datahallinnon arviointi
• c) laitosten olisi varmistettava, että ulkoistamispalvelun tarjoaja ilmoittaa luotto- ja finanssilaitoksille kaikista ehdotetuista muutoksista etätunnistamisratkaisuilla toteuttavaan asiakassuhteen perustamisprosessiin sekä ulkoistamispalvelun tarjoajan tarjoamaan ratkaisuun tehdyistä muutoksista.

⁹ Ulkoistamisjärjestelyjä koskevat EPV:n ohjeet (europa.eu)

Jos ulkoistamispalvelun tarjoaja tallentaa etätunnistamisella toteutettavan asiakassuhteen perustamisprosessin aikana asiakastietoja, joihin voi sisältyä muun muassa valokuvia, videoita ja asiakirjoja, luotto- ja finanssilaitosten olisi varmistettava, että

• a) ainoastaan välttämättömät asiakkaan tiedot kerätään ja niitä säilytetään selkeästi määritellyn säilytysajan mukaisesti
• b) pääsy tietoihin on tiukasti rajoitettu ja rekisteröity
• c) asianmukaiset turvatoimet toteutetaan tallennettujen tietojen suojauksen varmistamiseksi.