4.5 Inanspruchnahme Dritter und Auslagerung

Zusätzlich zu den in Absatz 9 genannten Punkten sollten die Kredit- und Finanzinstitute in ihre Strategien und Verfahren Spezifikationen aufnehmen, in denen festgelegt wird, welche Funktionen und Tätigkeiten im Rahmen des Fern-Kundenannahmeprozesses von dem Kredit- und Finanzinstitut, von Dritten oder von einem anderen externen Dienstleister wahrgenommen oder ausgeführt werden.

4.5.1 Rückgriff auf Drittanbieter gemäß Kapitel II Abschnitt 4 der Richtlinie (EU) 2015/849

Zusätzlich zu den EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren⁸ , insbesondere den Leitlinien 2.20 bis 2.21 sowie 4.32 bis 4.37 dieser Leitlinien, sollten sie die folgenden Kriterien anwenden:

• a) Ergreifen der erforderlichen Schritte, um sich zu vergewissern, dass die eigenen Prozesse und Verfahren des Drittanbieters im Hinblick auf die Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden beim Fern-Kundenannahmeprozess sowie die Informationen und Daten, die er in diesem Zusammenhang erhebt, ausreichend sind und den Anforderungen dieser Leitlinien entsprechen;
• b) Gewährleistung der Weiterführung der Geschäftsbeziehungen zwischen dem Kunden und dem Kredit- und Finanzinstitut, um sich vor Ereignissen zu schützen, die Mängel bei dem von dem Dritten durchgeführten Verfahren zum Fern-Kundenannahmeprozess aufdecken könnten.

4.5.2 Auslagerung von Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden

⁸ EBA/GL/2021/02.

Wenn die Kredit- und Finanzinstitute das Verfahren zum Fern-Kundenannahmeprozess ganz oder teilweise an einen externen Dienstleister gemäß Artikel 29 der Richtlinie (EU) 2015/849 auslagern, sollten die Kredit- und Finanzinstitute zusätzlich zu den Leitlinien 2.20 bis 2.21 sowie 4.32 bis 4.37 der EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren sowie gegebenenfalls zusätzlich zu den EBA-Leitlinien zu Auslagerungen⁹ vor und während der Geschäftsbeziehung mit dem externen Dienstleister die folgenden Maßnahmen anwenden, deren Umfang auf risikoorientierter Grundlage angepasst werden sollte:

• a) Gewährleistung, dass der externe Dienstleister die Strategien und Verfahren des Kredit- und Finanzinstituts für den Fern-Kundenannahmeprozess im Einklang mit der Auslagerungsvereinbarung wirksam umsetzt und einhält. Dies sollte durch regelmäßige Berichterstattung, laufende Überwachung, Besuche vor Ort oder Stichprobenprüfungen erreicht werden;
• b) Durchführung von Bewertungen, um sicherzustellen, dass der externe Dienstleister ausreichend ausgestattet und in der Lage ist, das Verfahren zum Fern-Kundenannahmeprozess durchzuführen. Die Bewertungen können unter anderem eine Beurteilung der Schulung des Personals, der technologischen Eignung und der Daten-Governance des externen Dienstleisters umfassen;
• c) Sicherstellung, dass der externe Dienstleister die Kredit- und Finanzinstitute über alle vorgeschlagenen Änderungen des Verfahrens zum Fern-Kundenannahmeprozess oder jede Änderung der vom externen Dienstleister bereitgestellten Anwendung informiert.

⁹ EBA-Leitlinien zu Auslagerungen.docx (europa.eu).

Wenn der externe Dienstleister während des Verfahrens zum Fern-Kundenannahmeprozess Kundendaten, darunter Fotos, Videos und Dokumente, speichert, sollten die Kredit- und Finanzinstitute sicherstellen, dass

• a) nur die erforderlichen Kundendaten im Einklang mit einer klar definierten Speicherfrist erhoben und gespeichert werden;
• b) der Zugang zu den Daten streng begrenzt ist und registriert wird;
• c) geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um den Schutz der gespeicherten Daten zu gewährleisten.