4.5 Разчитане на трети лица и възлагане на дейности на външни изпълнители

В допълнение към темите, посочени в точка 9, кредитните и финансовите институции следва да включат в своите политики и процедури спецификации, определящи кои функции и дейности за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти ще се извършват или осъществяват от кредитната и финансовата институция, от трети лица или от друг доставчик на услуги, възложени на външен изпълнител.

4.5.1 Позоваване на трети лица доставчици в съответствие с глава II, раздел 4 от Директива (ЕС) 2015/849

В допълнение към Насоките на ЕБО относно рисковите фактори⁸ , и по - специално към насоки 2.20 — 2.21 и 4.32 — 4.37 от тези насоки, те следва да прилагат следните критерии:

• а) да предприемат необходимите стъпки, за да се уверят, че процесите и процедурите за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти при КПК на третата страна, както и информацията и данните, които те събират в този контекст, са достатъчни и в съответствие с изискванията, определени в настоящите Насоки;
• б) да гарантират непрекъснатостта на деловите отношения, установени между клиента и кредитната и финансовата институция, за предпазване от събития, които биха могли да разкрият недостатъци в процеса на дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти, извършвано от третото лице .

4.5.2 Възлагане на външни изпълнители на КПК

⁸ EBA/GL/2021/02

Когато кредитните и финансовите институции възлагат на външен изпълнител целия или част от процеса на дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти на доставчик на услуги, възложени на външен изпълнител, както е посочено в член 29 от Директива (ЕС) 2015/849, кредитните и финансовите институции следва да прилагат в допълнение към насоки 2.20 —2.21 и 4.32— 4.37 от Насоките на ЕБО относно рисковите фактори и в допълнение към Насоките на ЕБО за възлагане на дейности на външни изпълнители⁹ , когато е приложимо, преди и по време на деловите взаимоотношения с доставчика на услуги, възложени на външен изпълнител, следните мерки, чийто обхват следва да бъде коригиран въз основа на оценката на риска:

• а) да гарантират, че доставчикът на услуги, възложени на външен изпълнител, ефективно прилага и спазва политиките и процедурите за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиентите на кредитната и финансовата институция в съответствие със споразумението за възлагане на дейности на външни изпълнители. Това следва да се постигне чрез редовно докладване, текущо наблюдение, посещения на място или тестване на извадки;
• б) да извършват оценки за гарантиране, че доставчикът на услуги, възложени на външен изпълнител, е подготвен в достатъчна степен и може да извършва процеса на дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти. Оценките могат да включват, но не се ограничават до оценка на обучението на персонала, технологичната пригодност и управлението на данните при доставчика на услуги, възложени на външен изпълнител;
• в) да гарантират, че доставчикът на услуги, възложени на външен изпълнител, информира кредитните и финансовите институции за всички предложени промени в процеса на дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти или за всяка промяна в решението, предоставено от доставчика на услуги, възложени на външен изпълнител.

⁹ Насоки на ЕБО за възлагане на дейности на външни изпълнители.docx (europa.eu)

Когато доставчикът на услуги, възложени на външен изпълнител, съхранява данни на клиентите, включително, но не само, снимки, видеоматериали и документи, по време на процеса на дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти, кредитните и финансовите институции следва да гарантират, че:

• а) само необходимите данни на клиента се събират и съхраняват в съответствие с ясно определен период на съхранение;
• б) достъпът до данните е строго ограничен и регистриран;
• в) прилагат се подходящи мерки за сигурност, за да се гарантира, че съхраняваните данни са защитени.