12 Вътрешни процедури за подаване на сигнали

Инвестиционните посредници следва да въведат и поддържат подходящи вътрешни политики и процедури за подаване на сигнали от персонала за потенциални или действителни нарушения на Регламент (ЕС) 2019/2033 и националните разпоредби за транспониране на Директива (ЕС) 2019/2034 чрез специален, независим и автономен канал. Не е необходимо докладващият персонал да разполага с доказателства за дадено нарушение. Въпреки това той трябва да имат достатъчна степен на сигурност, която да дава достатъчно основание за стартирането на разследване. Инвестиционните посредници следва също така да въведат подходящи процеси и процедури, които да гарантират, че спазват задълженията си съгласно националните разпоредби, с които се транспонира Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 г. относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на Съюза.

За да се избегне конфликт на интереси, следва да бъде възможно за персоналът да докладва за нарушения извън стандартните отчетни линии (напр. чрез функцията за спазване, функцията за вътрешен одит или независима вътрешна процедура за сигнализиране за нередности). Процедурите за подаване на сигнали следва да гарантират защитата на личните данни както на лицето, което докладва нарушението, така и на физическото лице, за което се предполага, че е отговорно за нарушението, в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679²⁶ (ОРЗД).

²⁶ Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общ регламент относно защитата на данните).

Процедурите за подаване на сигнали следва да бъдат достъпни за целия персонал в рамките на даден инвестиционен посредник.

Информацията, предоставена от персонала чрез процедурите за подаване на сигнали, следва, ако е подходящо, да бъде предоставена на ръководния орган и други отговорни звена, определени в рамките на вътрешната политика за подаване на сигнали. Когато това се изисква от персонала, който докладва за нарушение, информацията следва да се предостави анонимно на ръководния орган и другите отговорни звена. Инвестиционните посредници могат да осигурят също процес за подаване на сигнали за нарушения, който позволява информацията да бъде предавана анонимно.

Инвестиционните посредници следва да гарантират, че лицето, което докладва за нарушение, е подходящо защитено срещу евентуални отрицателни последици, напр. репресивни мерки, дискриминация или други форми на несправедливо отношение. Инвестиционният посредник следва да гарантира, че няма лице под контрола на инвестиционния посредник което да участва в преследването на лице, което е докладвало за нарушение, и да предприеме подходящи мерки срещу лицата, които са отговорни за подобно преследване.

Инвестиционният посредник следва също така да защити лицата, за които са били получени доклади, от всякакви отрицателни последици, в случай че при разследването не бъдат установени доказателства, които обуславят предприемането на мерки срещу тях. Ако се предприемат мерки, инвестиционният посредник следва да ги предприеме по начин, който има за цел да защити съответното лице от нежелателни отрицателни последици, които надхвърлят целта на предприетата мярка.

По - специално вътрешните процедури за подаване на сигнали следва да:

• а. бъдат документирани (напр. ръководства за персонала);
• б. осигуряват ясни правила, гарантиращи, че информацията относно докладването, докладваните лица и нарушението се третират при спазване на изискванията за поверителност в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/6 7 9, освен ако оповестяването не се изисква съгласно националното законодателство в контекста на по - нататъшни разследвания или последващи съдебни производства;
• в. защитават персонала, който изразява загриженост, от преследване, поради това, че е разкрил нарушения, подлежащи на докладване;
• г. гарантират, че докладваните потенциални или настоящи нарушения са оценени и съобщени, включително, ако е уместно, на съответния компетентен орган или агенция за правоприлагане;
• д. гарантират, когато е възможно, че на персонала, който е изразил загриженост относно потенциални или настоящи нарушения, е предоставено потвърждение за получаването на информацията;
• е. осигурят проследяването на резултатите от дадено разследване на докладваното нарушение; и
• ж. осигурят подходящо водене на архив.