12 Postupy na predkladanie vnútorných upozornení

Investičné spoločnosti majú zaviesť a udržiavať vhodné vnútorné politiky a postupy na predkladanie upozornení pre zamestnancov, aby nahlasovali potenciálne alebo skutočné porušenia smernice (EÚ) 2033/2019 a vnútroštátne ustanovenia, ktorými sa transponuje smernica (EÚ) 2019/2034, prostredníctvom osobitného, nezávislého a autonómneho kanála. Od zamestnancov predkladajúcich upozornenie by sa nemalo vyžadovať, aby disponovali dôkazom o porušení; majú však mať dostatočnú úroveň istoty, ktorá poskytuje dostatočný dôvod na začatie vyšetrovania. Investičné spoločnosti majú tiež zaviesť vhodné procesy a postupy, ktoré zabezpečia dodržiavanie ich povinností podľa vnútroštátneho vykonávania smernice Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2019/1937 z 23. októbra 2019 o ochrane osôb, ktoré nahlasujú porušenia práva Únie.

Na to, aby sa zabránilo konfliktom záujmov, by zamestnanci mali mať možnosť nahlasovať porušenia mimo pravidelných hierarchických vzťahov (napr. prostredníctvom funkcie dodržiavania súladu, funkcie vnútorného auditu alebo nezávislého vnútorného postupu oznamovania protispoločenskej činnosti). Postupmi na predkladanie upozornení sa má zabezpečiť ochrana osobných údajov osôb, ktoré nahlasujú porušenie, a fyzickej osoby, ktorá údajne zodpovedá za porušenie, v súlade s nariadením (EÚ) 2016/679²⁶ (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).

²⁶ Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).

Postupy na predkladanie upozornení majú byť k dispozícii všetkým zamestnancom v rámci investičnej spoločnosti.

Informácie poskytované zamestnancami prostredníctvom postupov na predkladanie upozornení sa majú v prípade potreby sprístupniť riadiacemu orgánu a iným zodpovedným funkciám vymedzeným v rámci politiky vnútorného varovania. V prípade, že to zamestnanec ohlasujúci porušenie požaduje, informácie sa majú poskytnúť riadiacemu orgánu a iným zodpovedným funkciám anonymným spôsobom. Investičné spoločnosti môžu tiež zabezpečiť proces oznamovania, ktorý umožňuje predkladanie informácií anonymným spôsobom.

Investičné spoločnosti majú zabezpečiť, aby osoba, ktorá nahlásila porušenie, bola náležite ochránená pred akýmkoľvek negatívnym vplyvom, napr. pred odvetnými opatreniami, diskrimináciou alebo inými spôsobmi nespravodlivého zaobchádzania. Investičná spoločnosť má zabezpečiť, aby sa žiadna osoba pod kontrolou investičnej spoločnosti nezapojila do viktimizácie osoby, ktorá nahlásila porušenie, a má prijať vhodné opatrenia proti tým, ktorí sú zodpovední za akúkoľvek takúto viktimizáciu.

Investičné spoločnosti majú takisto chrániť osoby, ktoré boli nahlásené, pred akýmikoľvek negatívnymi účinkami v prípade, že sa pri vyšetrovaní nezistia dôkazy, ktoré by odôvodňovali prijatie opatrení proti tejto osobe. Ak sa opatrenia prijmú, investičné spoločnosti ich majú prijať spôsobom, ktorý má za cieľ chrániť dotknutú osobu pred neželanými negatívnymi vplyvmi, ktoré presahujú cieľ prijatého opatrenia.

Postupy na predkladanie vnútorných upozornení:

• a. sa majú zdokumentovať (napr. príručky pre zamestnancov);
• b. majú poskytnúť jasné pravidlá s cieľom zabezpečiť, aby sa s informáciami o podávaní správ a o nahlásených osobách a porušeniach v súlade s nariadením (EÚ) 2016/679 zaobchádzalo dôverne, pokiaľ sa podľa vnútroštátneho práva v súvislosti s ďalšími vyšetrovaniami alebo následnými súdnymi konaniami nevyžaduje ich zverejnenie;
• c. majú chrániť zamestnancov, ktorí uvádzajú obavy z viktimizácie z dôvodu, že zverejnili porušenia, ktoré sa majú nahlásiť;
• d. majú zabezpečiť, aby sa potenciálne alebo skutočné porušenia posúdili a vystupňovali, a to podľa potreby príslušnému orgánu alebo orgánu presadzovania práva;
• e. majú zabezpečiť, ak je to možné, aby sa zamestnancom, ktorí upozornili na potenciálne alebo skutočné porušenia, zaslalo potvrdenie o prijatí týchto informácií;
• f. majú zabezpečiť sledovanie výsledkov vyšetrovania nahláseného porušenia; a
• g. majú zabezpečiť náležité uchovávanie záznamov.