12 Proċeduri ta’ twissija interna

Id-ditti tal- investiment għandhom jistabbilixxu u jżommu politiki u proċeduri ta’ twissija interna xi erqa għall -persunal biex jirrapportaw ksur potenzjali jew reali tar-Regolament (UE) Nru 2033/2019 u dispożizzjonijiet nazzjonali li jittrasponu d-Direttiva (UE) 2019/2034 permezz ta’ mezz speċifiku, indipendenti u awtonomu. Il - persunal li jkun qiegħed jagħ mel ir-rapport ma għandux ikun meħtieġ ikollu evidenza ta’ ksur; madankollu, għandu jkollu livell suffiċjenti ta’ ċertezza li tipprovdi raġuni suffiċjenti għat -tnedija ta’ investigazzjoni. Id-ditti tal-investiment għandhom jimplimentaw ukoll proċessi u proċeduri xierqa li jiżguraw li jikkonformaw mal - obbligi tagħhom skont l-implimentazzjoni nazzjonali tad-Direttiva (UE) 2019/1937 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2019 dwar il-protezzjoni ta’ persuni li jirrapportaw ksur tad-dritt tal-Unjoni.

Biex jiġu evitati kunflitti ta’ interess, għandu jkun possibbli li l -persunal jirrapporta ksur barra mil- linji ta’ rapportar regolari (eż. permezz tal -funzjoni ta’ verifika tal-konformità, tal- uffiċċju tal- awditjar intern jew ta’ proċedura interna indipendenti ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta). Il- proċeduri ta’ twissija għandhom jiżguraw il -protezzjoni tad- data personali kemm tal-persuna li tirrapporta l-ksur kif ukoll tal-persun a fiżika allegatament responsabbli mill -ksur, f’konformità mar-Regolament (UE) 2016/679²⁶ (GDPR).

²⁶ Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ April 2016 dwar il-protezzjoni tal-persuni fiżiċi fir -rigward tal- ipproċessar ta’ data personali u dwar il-moviment liberu ta’ tali data , u li jħassar id-Direttiva 95/46/KE (Regolament Ġenerali dwar il -Protezzjoni tad- Data ).

Il- proċeduri ta’ twissija għandhom ikunu disponibbli għall - persunal kollu fi ħdan ditta tal - investiment.

L-informazzjoni provduta mill-persunal permezz tal-p roċeduri ta’ twissija għandha, jekk xieraq, titqiegħed għad - dispożizzjoni tal - korp maniġerjali u ta’ funzjonijiet oħra responsabbli definiti fil-politika ta’ twissija interna. Fejn il-membru tal- persunal li jkun qed jirrapporta ksur jitlob dan, l-informazz joni għandha tingħata lill - korp maniġerjali u lil funzjonijiet oħra responsabbli b’mod anonimu. Id-ditti tal- investiment jistgħu jipprevedu wkoll proċess ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta li jippermetti li l- informazzjoni tiġi preżentata b’mod anonimu.

Id-ditti tal- investiment għandhom jiżguraw li l -persuna li tirrapporta l-ksur tkun protetta b’mod xieraq minn kwalunkwe impatt negattiv, eż. ritaljazzjoni, diskriminazzjoni jew tipi oħra ta’ trattament inġust. Id -ditta tal- investiment għandha tiżgura li ebda persuna taħt il -kontroll tad-ditta tal- investiment ma twettaq vittimizzazzjoni ta’ persuna li tkun irrapportat ksur u għandha tieħu miżuri xierqa kontra dawk responsabbli minn kwalunkwe vittimizzazzjoni bħal din.

Id-ditti tal- investiment għandhom jipproteġu wkoll lill -persuni rrapportati minn kwalunkwe effett negattiv f’każ li l - investigazzjoni ma ssib ebda evidenza li tiġġustifika t - teħid ta’ miżuri kontra dik il- persuna. Jekk jittieħdu miżuri, id -ditti tal- investiment għandhom jeħduhom b’mod li l-per suna kkonċernata tiġi protetta minn effetti negattivi mhux intenzjonati li jmorru lil hinn mill-objettiv tal- miżura meħuda.

B’mod partikolari, il- proċeduri ta’ twissija interna għandhom:

• a. ikunu dokumentati (eż. manwali għall -persunal);
• b. jipprovdu regoli ċari li jiżguraw li l -informazzjoni dwar il- persuni li jkunu għamlu r - rapport u l-persuni rrapportati u l- ksur jiġu ttrattati b’mod kunfidenzjali, f’konformità mar-Regolament (UE) 2016/679, sakemm il- liġi nazzjonali ma tesiġix żvelar fil -kuntest ta’ investigazzjonijiet ulterjuri jew proċedimenti ġudizzjarji sussegwenti;
• c. jipproteġu lill - persunal li jqajjem tħassib minn vittimizzazzjoni minħabba li jkunu żvelaw ksur rapportabbli;
• d. jiżguraw li l - ksur potenzjali jew reali mqajjem jiġi vvalutat u riferut, inkluż kif xieraq lill - awtorità kompetenti rilevanti jew lil aġenzija tal -infurzar tal- liġi;
• e. jiżguraw, fejn possibbli, li l - persunal li jkun qajjem ksur potenzjali jew reali jingħata konferma tal-wasla tal-informazzjoni;
• f. jiżguraw it - traċċar tal - eżitu ta’ investigazzjoni dwar ksur irrapportat; u
• g. jiżguraw żamma ta’ rekords xierqa.