12 Proceduri interne de avertizare

Firmele de investiții trebuie să instituie și să mențină politici și proceduri interne de avertizare adecvate pentru ca angajații să raporteze încălcări potențiale sau efective ale Regulamentului (UE) 2033/2019 și ale dispozițiilor naționale de transpunere a Directivei (UE) 2019/2034 prin intermediul unui canal specific, independent și autonom. Nu trebuie să fie necesar ca personalul de raportare să dețină dovezi cu privire la încălcare; acesta trebuie să aibă însă un nivel suficient de certitudine care să ofere un motiv suficient pentru inițierea unei investigații. De asemenea, firmele de investiții trebuie să pună în aplicare procese și proceduri adecvate care să asigure respectarea obligațiilor ce decurg din punerea în aplicare la nivel național a Directivei (UE) 2019/1937 a Parlamentului European și a Consiliului din 23 octombrie 2019 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii.

Pentru a evita conflictele de interese, personalul trebuie să aibă posibilitatea de a raporta încălcările în afara liniilor de raportare obișnuite (de exemplu, prin funcția de conformitate, funcția de audit intern sau o procedură internă independentă de denunțare). Procedurile de avertizare trebuie să asigure protecția datelor cu caracter personal ale persoanei care raportează încălcarea și ale persoanei fizice care se presupune că este responsabilă pentru încălcare, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679²⁶ (RGPD).

²⁶ Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date ș i de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).

Procedurile de avertizare trebuie puse la dispoziția tuturor angajaților din cadrul unei firme de investiții.

Informațiile furnizate de angajați prin proceduri de avertizare trebuie puse la dispoziția organului de conducere și a altor funcții responsabile definite în cadrul politicii interne de avertizare, dacă este cazul. Dacă acest lucru este solicitat de angajatul care raportează o încălcare, informațiile trebuie furnizate organului de conducere și altor funcții responsabile în mod anonimizat. Firmele de investiții pot să prevadă, de asemenea, un proces de denunțare care să permită transmiterea informațiilor în mod anonimizat.

Firmele de investiții trebuie să se asigure că persoana care raportează încălcarea este protejată corespunzător de orice impact negativ precum represaliile, discriminarea sau alte tipuri de tratament inechitabil. Firma de investiții trebuie să se asigure că nicio persoană care se află sub controlul firmei de investiții nu se implică într - o acțiune de victimizare a unei persoane care a raportat o încălcare și trebuie să ia măsurile adecvate împotriva celor care sunt responsabili pentru orice astfel de victimizare.

Firmele de investiții trebuie să protejeze, de asemenea, persoanele care au fost reclamate împotriva oricăror efecte negative dacă, în urma investigațiilor, se constată că nu există dovezi care să justifice luarea de măsuri împotriva persoanei respective. Dacă se iau măsuri, firma de investiții trebuie să facă acest lucru într - un mod care să vizeze protejarea persoanei vizate împotriva efectelor negative neintenționate care depășesc obiectivul măsurii luate.

În mod specific, procedurile interne de avertizare trebuie:

• a. să fie documentate (de exemplu, manuale pentru personal);
• b. să prevadă reguli clare care să asigure tratarea în regim de confidențialitate a informațiilor privind raportarea, persoanele reclamate și încălcarea, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679, exceptând cazul în care divulgarea este prevăzută prin dreptul intern în contextul continuării investigațiilor sau al procedurilor judiciare ulterioare;
• c. să protejeze angajații care semnalează preocupări ca urmare a victimizării din cauză că au divulgat încălcări care pot fi raportate;
• d. să asigure faptul că încălcările potențiale sau efective semnalate sunt evaluate și comunicate, inclusiv, după caz, autorității competente relevante sau autorității de aplicare a legii;
• e. să asigure, dacă este posibil, ca angajaților care au semnalat încălcări potențiale sau efective să li se ofere o confirmare a primirii informațiilor;
• f. să asigure urmărirea rezultatului unei investigații asupra unei încălcări semnalate, precum și
• g. să asigure păstrarea unei evidențe corespunzătoare.