12 Interne meldingsprocedures

Beleggingsondernemingen voeren passend intern meldingsbeleid en passende interne meldingsprocedures in opdat medewerkers potentiële of feitelijke inbreuken op Verordening (EU) nr. 2033/2019 en nationale bepalingen tot omzetting van Richtlijn (EU) 2019/2034 via een specifiek, onafhankelijk en zelfstandig kanaal kunnen melden, en onderhouden deze. Er wordt van personeelsleden die een inbreuk melden, niet geëist dat zij daarvan bewijs leveren; zij dienen er echter zo zeker van te zijn dat er voldoende reden is om een onderzoek te starten. Daarnaast richten beleggingsondernemingen passende processen en procedures in die waarborgen dat zij voldoen aan hun verplichtingen uit hoofde van de nationale uitvoering van Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden.

Om belangenconflicten te voorkomen dienen personeelsleden inbreuken te kunnen melden buiten de reguliere rapportagelijnen om (bijv. via de nalevingsfunctionaris, de interne auditor of een onafhankelijke interne klokkenluidersprocedure). De meldingsprocedures waarborgen de bescherming van de persoonsgegevens van zowel de persoon die de inbreuk meldt als de natuurlijke persoon die voor de inbreuk verantwoordelijk zou zijn, in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679²⁶ (AVG).

²⁶ Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

De meldingsprocedures worden beschikbaar gesteld aan alle personeelsleden in een beleggingsonderneming.

Informatie die personeelsleden via de meldingsprocedures hebben verstrekt, wordt, in voorkomend geval, beschikbaar gesteld aan het leidinggevend orgaan en andere verantwoordelijke functies die in het interne meldingsbeleid zijn gedefinieerd. Wanneer het personeelslid dat een inbreuk meldt dit verlangt, wordt de informatie anoniem verstrekt aan het leidinggevend orgaan en andere verantwoordelijke functies. Beleggingsondernemingen kunnen ook voorzien in een klokkenluidersprocedure die het mogelijk maakt informatie anoniem in te dienen.

Beleggingsondernemingen zorgen ervoor dat de persoon die de inbreuk meldt, afdoende wordt beschermd tegen eventuele negatieve gevolgen, zoals vergelding, discriminatie of andere soorten onbillijke behandeling. De beleggingsonderneming zorgt ervoor dat geen enkele persoon die onder controle van de beleggingsonderneming valt, zich inlaat met represailles tegen een persoon die een inbreuk heeft gemeld, en neemt passende maatregelen tegen degenen die verantwoordelijk zijn voor dergelijke represailles.

Beleggingsondernemingen beschermen eveneens personen over wie meldingen worden gedaan tegen eventuele negatieve effecten, mocht uit het onderzoek geen bewijs naar voren komen dat maatregelen tegen die persoon rechtvaardigt. Indien wel maatregelen worden genomen, neemt de beleggingsonderneming deze op zodanige wijze dat de betrokken persoon wordt beschermd tegen onbedoelde negatieve effecten die het doel van de maatregel overstijgen.

Interne meldingsprocedures dienen met name:

• a. te worden gedocumenteerd (bijv. handleidingen voor personeel);
• b. heldere regels te verschaffen die waarborgen dat informatie over de persoon die de melding doet en de persoon op wie de melding betrekking heeft, en over de inbreuk, vertrouwelijk wordt behandeld, overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679, tenzij bekendmaking volgens het nationale recht wordt vereist in het kader van nader onderzoek of een daaropvolgende gerechtelijke procedure;
• c. personeelsleden te beschermen die vrezen dat er represailles tegen hen zullen worden genomen omdat ze te melden inbreuken openbaar hebben gemaakt;
• d. te waarborgen dat de gemelde potentiële of feitelijke inbreuken worden beoordeeld en geëscaleerd, waaronder zo nodig naar de relevante bevoegde autoriteit of wetshandhavingsdienst;
• e. indien mogelijk te waarborgen dat personeelsleden die potentiële of feitelijke inbreuken hebben gemeld, een bevestiging krijgen dat hun informatie is ontvangen;
• f. ervoor te zorgen dat het resultaat van een onderzoek naar een gemelde inbreuk wordt gevolgd; en
• g. te waarborgen dat de gegevens goed worden bewaard.