12 Vnitřní postupy pro oznamování problémů

Investiční podniky by měly zavést a udržovat vhodné vnitřní zásady a postupy pro to, aby bylo možné prostřednictvím konkrétního, nezávislého a autonomního kanálu oznamovat možná nebo skutečná porušení nařízení (EU) 2019/2033 a vnitrostátních předpisů provádějících směrnici (EU) 2019/2034. Nemělo by být nutné, aby pracovníci provádějící oznámení měli důkaz o porušení, měli by si však být dostatečně jistí tím, že existuje dostatečný důvod pro zahájení vyšetřování. Investiční podniky by rovněž měly zavést vhodné procesy a postupy, jež zajistí plnění jejich povinností podle vnitrostátního provádění směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie.

Aby se předešlo střetům zájmů, měli by mít pracovníci možnost oznamovat taková porušení mimo obvyklé linie podávání zpráv (např. prostřednictvím funkce zajišťování shody s předpisy, funkce vnitřního auditu či nezávislého vnitřního postupu oznamování podezření na protiprávní jednání). Postupy pro oznamování problémů by měly v souladu s nařízením (EU) 2016/679²⁶ (nařízení GDPR) zajišťovat ochranu osobních údajů osoby, která porušení oznámila, i fyzické osoby, která se porušení údajně dopustila.

²⁶ Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Postupy pro oznamování problémů by měly být dostupné všem pracovníkům investičního podniku.

Informace poskytované ze strany pracovníků prostřednictvím postupů pro oznamování problémů by měly být případně zpřístupněny vedoucímu orgánu a jiným odpovědným funkcím stanoveným ve vnitřních zásadách pro oznamování problémů. Jestliže to pracovník oznamující porušení vyžaduje, informace by měly být poskytnuty vedoucímu orgánu a jiným odpovědným funkcím v anonymizované podobě. Investiční podniky mohou rovněž stanovit postup oznamování podezření na protiprávní jednání, který umožňuje anonymní předkládání informací.

Investiční podniky by měly zajistit, aby osoba oznamující porušení byla řádně chráněna před negativním dopadem, např. odplatou, diskriminací nebo jinými druhy nespravedlivého zacházení. Investiční podniky by měly zajistit, aby se žádná osoba pod kontrolou investičního podniku nepodílela na pronásledování osoby, která oznámila porušení, a měly by učinit odpovídající opatření proti osobám odpovědným za takové případné pronásledování.

Investiční podniky by rovněž měly chránit osoby, které jsou předmětem oznámení, před negativními dopady pro případ, že během vyšetřování nebudou zjištěny žádné důkazy, které přijetí opatření proti takové osobě odůvodňují. Případná opatření by investiční podniky měly přijmout tak, aby byla dotyčná osoba chráněna před nezamýšlenými negativními dopady, které přesahují cíl přijatého opatření.

Vnitřní postupy pro oznamování problémů by měly zejména:

• a. být zdokumentovány (např. v příručce pro pracovníky);
• b. poskytovat jasná pravidla, která zajistí, aby informace o osobě, která oznámení učiní,
• o osobě, která je předmětem oznámení, a o předmětném porušení byly považované za důvěrné v souladu s nařízením (EU) 2016/679, pokud podle vnitrostátních právních předpisů není vyžadováno zveřejnění informací v souvislosti s dalším vyšetřováním nebo následným soudním řízením;
• c. chránit pracovníky, kteří oznámí problémy, před pronásledováním za to, že oznámili porušení, které je potřeba oznámit;
• d. zajistit, aby potenciální nebo skutečná porušení byla posouzena a předána k vyřešení na vyšší úroveň, a to podle potřeby i relevantnímu příslušnému orgánu nebo donucovacím orgánům;
• e. zajistit, je - li to možné, aby pracovníci, kteří oznámili potenciální nebo skutečná porušení, obdrželi potvrzení o přijetí informací;
• f. zajistit sledování výsledku vyšetřování oznámeného porušení a
• g. zajistit řádnou evidenci.