12 Notranji postopki obveščanja o kršitvah

Investicijska podjetja bi morala vzpostaviti in vzdrževati ustrezne notranje politike in postopke obveščanja o kršitvah, da bi lahko zaposleni po posebnem, neodvisnem in avtonomnem kanalu poročali o morebitnih ali dejanskih kršitvah Uredbe (EU) št. 2033/20 19 in nacionalnih določb za prenos Direktive (EU) 2019/2034. Ne bi smeli zahtevati, da imajo zaposleni, ki poročajo, dokaze o kršitvi, vendar pa bi morali biti dovolj zanesljivo prepričani, da je kršitev res nastala, kar bi bil zadosten razlog za začetek preiskave. Investicijska podjetja bi morala izvajati tudi ustrezne procese in postopke, ki zagotavljajo njihovo izpolnjevanje obveznosti v okviru nacionalnega izvajanja Direktive (EU) 2019/1937 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2019 o zaščiti oseb, ki prijavijo kršitve prava Unije.

Zaradi preprečevanja nasprotij interesov bi moralo biti zaposlenim omogočeno, da kršitve prijavijo tudi zunaj običajnih poti poročanja (na primer prek funkcije spremljanja skladnosti poslovanja, funkcije notranje revizije ali neodvisnega notranjega postopka žvižgaštva). Postopki obveščanja o kršitvah bi morali zagotavljati varstvo osebnih podatkov osebe, ki prijavi kršitev, in fizične osebe, ki je domnevno odgovorna za kršitev, v skladu z Uredbo (EU) 2016/679²⁶ (SUVP).

²⁶ Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov).

Postopki obveščanja o kršitvah bi morali biti na razpolago vsem zaposlenim v investicijskem podjetju.

Informacije, ki jih posredujejo zaposleni s postopki obveščanja o kršitvah, bi morale biti, če je primerno, dane na voljo upravljalnemu organu in drugim odgovornim funkcijam, opredeljenim v notranji politiki obveščanja o kršitvah. Informacije se na zahtevo zaposlenega, ki prijavi kršitev, upravljalnemu organu in drugim odgovornim funkcijam posredujejo anonimno. Investicijska podjetja lahko zagotovijo tudi postopek žvižgaštva, ki omogoča anonimno prijavo.

Investicijska podjetja bi morala zagotoviti ustrezno varstvo osebe, ki prijavi kršitev, pred negativnimi učinki, na primer pred maščevanjem, diskriminacijo ali drugimi vrstami nepravičnega ravnanja. Investicijsko podjetje bi moralo zagotoviti, da nihče, ki je pod nadzorom investicijskega podjetja, ne izvaja viktimizacije osebe, ki je prijavila kršitev, in sprejeti ustrezne ukrepe zoper odgovorne za kakršno koli viktimizacijo.

Investicijska podjetja bi morala varovati tudi osebe, ki so bile predmet poročanja, pred kakršnimi koli negativnimi učinki, če se s preiskavo ne najdejo dokazi, ki bi utemeljili ukrepanje proti navedenim osebam. Če se sprejmejo ukrepi, jih morajo investicijska podjetja sprejeti tako, da zaščitijo zadevne osebe pred nenamernimi negativnimi učinki, ki presegajo namen sprejetih ukrepov.

Notranji postopki obveščanja o kršitvah bi morali zlasti:

• a. biti dokumentirani (na primer v priročniku za zaposlene);
• b. določati jasna pravila, ki bi zagotavljala, da se informacije o osebi, ki poroča, in osebi,
• o kateri se poroča, ter o kršitvi obravnavajo zaupno, v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 , razen če nacionalna zakonodaja v okviru nadaljnjih preiskav ali poznejših sodnih postopkov zahteva razkritje;
• c. zaščititi zaposlene, ki izrazijo pomisleke, pred viktimizacijo zaradi razkritja kršitev, o katerih je treba poročati;
• d. zagotoviti, da se morebitne ali dejanske kršitve, ki so predmet prijave, ocenijo in posredujejo na višjo raven, po potrebi tudi ustreznemu pristojnemu organu ali pravosodnemu organu;
• e. zagotoviti, če je to mogoče, da zaposleni, ki je prijavil morebitno ali dejansko kršitev, prejme potrdilo o prejemu informacij;
• f. zagotoviti sledenje rezultatom preiskave prijavljene kršitve in
• g. zagotoviti vodenje ustrezne evidence.