12 Interne advarselsprocedurer

Investeringsselskaberne bør indføre og vedligeholde passende interne advarselspolitikker og -procedurer, hvorpå medarbejderne kan basere indberetning af potentielle eller faktiske overtrædelser af forordning (EU) nr. 2019/2033 og nationale bestemmelser til gennemførelse af direktiv (EU) 2019/2034 gennem en specifik, uafhængig og selvstændig kanal. Det bør ikke være nødvendigt for medarbejdere, der foretager indberetning, at have bevis for en overtrædelse; de bør imidlertid have tilstrækkelig sikkerhed, som giver tilstrækkelig grund til at iværksætte en undersøgelse. Investeringsselskaberne bør ligeledes indføre passende processer og procedurer, der sikrer, at de opfylder deres forpligtelser i henhold til den nationale gennemførelse af Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten.

For at undgå interessekonflikter bør det være muligt for medarbejderne at indberette overtrædelser uden for de normale rapporteringslinjer, f.eks. via compliancefunktionen, den interne revisionsfunktion eller en uafhængig intern whistleblowerprocedure. Advarselsprocedurerne bør sikre beskyttelse af personoplysninger, både hvad angår den person, som indberetter overtrædelsen, og den fysiske person, som formodes at være ansvarlig for overtrædelsen, i overensstemmelse med forordning (EU) 2016/679²⁶ (GDPR).

²⁶ Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og ophævelse af direktiv 95/46/EF (den generelle forordning om databeskyttelse).

Advarselsprocedurerne bør kunne benyttes af alle investeringsselskabets medarbejdere.

Alle relevante oplysninger, som medarbejdere videregiver via advarselsprocedurerne, bør i givet fald videreformidles til ledelsesorganet og andre ansvarlige funktioner, der er fastsat i den interne advarselspolitik. Når det kræves af den medarbejder, der indberetter en overtrædelse, bør oplysningerne videregives til ledelsesorganet og andre ansvarlige funktioner i anonymiseret form. Investeringsselskaberne kan også fastsætte en whistleblowerordning, som gør det muligt at videregive oplysninger i anonymiseret form.

Investeringsselskaberne bør sikre, at den person, der indberetter overtrædelsen, er behørigt beskyttet mod enhver negativ indvirkning, f.eks. gengældelse, forskelsbehandling eller andre former for uretfærdig behandling. Investeringsselskabet bør sikre, at ingen personer under investeringsselskabets kontrol udøver repressalier mod en person, der har indberettet en overtrædelse, og bør træffe passende foranstaltninger mod de ansvarlige for sådanne repressalier.

Investeringsselskaberne bør ligeledes beskytte personer, der er blevet indberettet, mod eventuelle negative virkninger i tilfælde af, at der på grundlag af undersøgelsen ikke er nogen dokumentation, der berettiger, at der træffes foranstaltninger over for den pågældende person. Hvis der træffes foranstaltninger, bør investeringsselskabet træffe dem på en måde, der tager sigte på at beskytte den pågældende person mod utilsigtede negative virkninger, som går videre end målet med den trufne foranstaltning.

Navnlig bør interne advarselsprocedurer:

• a. være dokumenteret, f.eks. personalehåndbøger
• b. fastlægge klare regler, der sikrer, at oplysninger om indberetningen, de indberettede og overtrædelsen behandles fortroligt, i overensstemmelse med forordning (EU) 2016/679, medmindre offentliggørelse kræves i national ret som led i yderligere undersøgelser eller efterfølgende retssager
• c. beskytte medarbejdere, der gør opmærksom på problemer, mod at blive udsat for repressalier, fordi de har videregivet oplysninger om overtrædelser, der kan indberettes
• d. sikre, at de potentielle eller faktiske overtrædelser, der gøres opmærksom på, vurderes og videreformidles, herunder efter behov til den relevante kompetente myndighed eller retshåndhævende myndighed
• e. om muligt sikre, at medarbejdere, der har gjort opmærksom på potentielle eller faktiske overtrædelser, får en bekræftelse af modtagelsen af oplysningerne
• f. sikre sporing af resultatet af en undersøgelse af en indberettet overtrædelse og
• g. sikre hensigtsmæssig registrering.