12 Διαδικασίες εσωτερικής προειδοποίησης

Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να εφαρμόζουν και να τηρούν κατάλληλες πολιτικές και διαδικασίες εσωτερικής προειδοποίησης ώστε το προσωπικό να αναφέρει πιθανές ή πραγματικές παραβιάσεις του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 2033/2019 και της οδηγίας (ΕΕ) 2019/2034 που έχει μεταφερθεί στις εθνικές διατάξεις μέσω ενός συγκεκριμένου, ανεξάρτητου και αυτόνομου διαύλου. Τα μέλη του προσωπικού που αναφέρουν παραβάσεις δεν θα πρέπει να υποχρεούνται να προσκομίζουν σχετικά αποδεικτικά στοιχεία ωστόσο, θα πρέπει να διαθέτουν επαρκές επίπεδο βεβαιότητας το οποίο αιτιολογεί επαρκώς την έναρξη σχετικής έρευνας. Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει επίσης να εφαρμόζουν κατάλληλες διεργασίες και διεργασίες που διασφαλίζουν ότι συμμορφώνονται με τις υποχρεώσεις τους βάσει της μεταφοράς στο εθνικό δίκαιο της οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2019, σχετικά με την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του δικαίου της Ένωσης.

Για να αποφεύγονται οι συγκρούσεις συμφερόντων, θα πρέπει να παρέχεται στο προσωπικό η δυνατότητα αναφοράς παραβάσεων με παράκαμψη των τακτικών διαύλων αναφοράς (π.χ. μέσω του τμήματος κανονιστικής συμμόρφωσης, του τμήματος εσωτερικού ελέγχου ή μιας ανεξάρτητης διαδικασίας καταγγελίας δυσλειτουργιών). Οι διαδικασίες προειδοποίησης θα πρέπει να διασφαλίζουν την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τόσο του προσώπου που καταγγέλλει την παράβαση όσο και του φυσικού προσώπου που φέρεται ότι διέπραξε την παράβαση, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2016/679²⁶ (ΓΠΚΔ).

²⁶ Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 27ης Απριλίου 2016, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων).

Οι διαδικασίες προειδοποίησης θα πρέπει να είναι διαθέσιμες στο σύνολο του προσωπικού της επιχείρησης επενδύσεων.

Οι πληροφορίες που παρέχονται από το προσωπικό μέσω των διαδικασιών προειδοποίησης θα πρέπει να διαβιβάζονται, εφόσον συντρέχει λόγος, στο διοικητικό όργανο και σε άλλα αρμόδια τμήματα που προσδιορίζονται στο πλαίσιο της πολιτικής εσωτερικής προειδοποίησης. Κατόπιν αιτήματος του μέλους του προσωπικού που καταγγέλλει κάποια παράβαση, οι πληροφορίες θα πρέπει να διαβιβάζονται στο διοικητικό όργανο και σε άλλα αρμόδια τμήματα με ανώνυμο τρόπο. Οι επιχειρήσεις επενδύσεων δύνανται επίσης να προβλέπουν διαδικασία καταγγελίας δυσλειτουργιών η οποία παρέχει τη δυνατότητα υποβολής πληροφοριών με ανώνυμο τρόπο.

Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να μεριμνούν για την κατάλληλη προστασία του προσώπου που καταγγέλλει την παράβαση από τυχόν αρνητικές επιπτώσεις, π.χ. αντίποινα, διακρίσεις ή άλλες μορφές άδικης μεταχείρισης. Η επιχείρηση επενδύσεων θα πρέπει να διασφαλίζει ότι κανένα πρόσωπο το οποίο υπόκειται στον έλεγχό της δεν εμπλέκεται στη θυματοποίηση προσώπου που έχει καταγγείλει παράβαση, ενώ θα πρέπει επίσης να λαμβάνει κατάλληλα μέτρα κατά των υπευθύνων της εν λόγω θυματοποίησης.

Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει επίσης να προστατεύουν τα καταγγελλόμενα πρόσωπα από πιθανές αρνητικές επιπτώσεις, σε περίπτωση που από την έρευνα δεν προκύπτουν στοιχεία τα οποία να αιτιολογούν τη λήψη μέτρων κατά των εν λόγω προσώπων. Σε περίπτωση λήψης μέτρων, οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να μεριμνούν για την προστασία του εμπλεκόμενου προσώπου από ακούσιες αρνητικές συνέπειες οι οποίες βαίνουν πέραν του στόχου του μέτρου που έχει ληφθεί.

Ειδικότερα, οι διαδικασίες εσωτερικής προειδοποίησης θα πρέπει:

• α. να είναι καταγεγραμμένες (π.χ. εγχειρίδια προσωπικού),
• β. να προβλέπουν σαφείς κανόνες, οι οποίοι διασφαλίζουν ότι οι πληροφορίες σχετικά με τις καταγγελίες, τα καταγγελλόμενα πρόσωπα και την παράβαση αντιμετωπίζονται ως εμπιστευτικές πληροφορίες, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2016/679, εκτός εάν η αποκάλυψη της ταυτότητάς τους απαιτείται δυνάμει του εθνικού δικαίου στο πλαίσιο περαιτέρω ερευνών ή επακόλουθων δικαστικών διαδικασιών,
• γ. να προστατεύουν τα μέλη του προσωπικού που διατυπώνουν προβληματισμούς από τυχόν θυματοποίησή τους, οφειλόμενη στο γεγονός ότι γνωστοποίησαν παραβάσεις οι οποίες πρέπει να δηλώνονται,
• δ. να εξασφαλίζουν ότι οι δυνητικές ή πραγματικές παραβάσεις που αναφέρονται αξιολογούνται και παραπέμπονται σε ανώτερα τμήματα της ιεραρχικής κλίμακας, μεταξύ άλλων, κατά περίπτωση, και στην αντίστοιχη αρμόδια αρχή ή υπηρεσία επιβολής του νόμου,
• ε. να διασφαλίζουν, όπου είναι εφικτό, ότι παρέχεται επιβεβαίωση παραλαβής των πληροφοριών στα μέλη του προσωπικού που έχουν αναφέρει δυνητικές ή πραγματικές παραβάσεις,

στ. να εξασφαλίζουν την παρακολούθηση του αποτελέσματος μιας έρευνας σχετικά με καταγγελλόμενη παράβαση· και

• ζ. να διασφαλίζουν την ενδεδειγμένη τήρηση αρχείων.