12 Postupci unutarnjeg upozoravanja

Investicijska društva trebaju uspostaviti i održavati odgovarajuće politike i postupke unutarnjeg upozoravanja kojima se osoblju omogućuje da putem posebnog, neovisnog i autonomnog kanala prijave potencijalna ili stvarna kršenja Uredbe (EU) br. 2033/2019 i nacionalnih odredbi kojima se prenosi Direktiva (EU) 2019/2034. Članovi osoblja koji prijavljuju kršenje ne trebaju nužno imati dokaze o kršenju, no njihova sigurnost u počinjeno kršenje treba biti dostatno visoka da bi bila dovoljan razlog za pokretanje istrage. Investicijska društva trebaju provesti i odgovarajuće procese i postupke kojima se osigurava ispunjavanje njihovih obveza propisanih nacionalnim odredbama kojima se prenosi Direktiva (EU) 2019/1937 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2019. o zaštiti osoba koje prijavljuju povrede prava Unije.

U cilju izbjegavanja sukoba interesa osoblju treba omogućiti prijavu kršenja izvan redovitih linija izvješćivanja (npr. putem funkcije praćenja usklađenosti, funkcije unutarnje revizije ili neovisnog unutarnjeg postupka za zviždače). Postupcima upozoravanja treba se osigurati zaštita osobnih podataka osobe koja prijavljuje kršenje i fizičke osobe koja je navodno odgovorna za kršenje u skladu s Uredbom (EU) 2016/679²⁶ (Opća uredba o zaštiti podataka) .

²⁶ Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka)

Postupci upozoravanja trebaju biti dostupni svom osoblju u investicijskom društvu.

Informacije koje osoblje pruži u okviru postupaka upozoravanja trebaju se, ako je to prikladno, staviti na raspolaganje upravljačkom tijelu i drugim odgovornim funkcijama utvrđenima u politici unutarnjeg upozoravanja. Ako član osoblja koji prijavljuje kršenje to zatraži, informacije se trebaju dostaviti upravljačkom tijelu i drugim odgovornim funkcijama na način da član osoblja ostane anoniman. Investicijska društva mogu uspostaviti i postupak zviždanja kojim se omogućuje anonimna dostava informacija.

Investicijska društva trebaju osigurati odgovarajuću zaštitu osobe koja prijavljuje kršenje od svih negativnih utjecaja, npr. odmazde, diskriminacije ili drugih vrsta nepravednog postupanja. Investicijsko društvo treba osigurati da nijedna osoba pod njegovom kontrolom ne sudjeluje u viktimizaciji osobe koja je prijavila kršenje te treba poduzeti odgovarajuće mjere protiv osoba koje su odgovorne za takvu viktimizaciju.

Investicijska društva trebaju zaštititi i prijavljene osobe od svih negativnih učinaka u slučaju da se istragom ne pronađu dokazi kojima bi se opravdalo poduzimanje mjera protiv tih osoba. Ako se mjere poduzmu, investicijska društva trebaju ih poduzeti na način da predmetnu osobu zaštite od nenamjernih negativnih učinaka koji nadilaze cilj poduzete mjere.

Točnije, postupci unutarnjeg upozoravanja trebaju:

• a. biti dokumentirani (npr. priručnici za osoblje);
• b. pružiti jasna pravila kojima se osigurava povjerljivo postupanje s informacijama o osobama koje prijavljuju kršenje, prijavljenim osobama i samom kršenju u skladu s Uredbom (EU) 2016/679 , osim ako je obveza objave propisana nacionalnim pravom u kontekstu daljnjih istraga ili kasnijih sudskih postupaka;
• c. zaštititi članove osoblja koji su iskazali zabrinutost u pogledu svoje viktimizacije jer su prijavili kršenja koja se trebaju prijaviti;
• d. osigurati da se prijavljena potencijalna ili stvarna kršenja procijene i da se o njima informira, uključujući, kad je to prikladno, odgovarajuće nadležno tijelo ili agenciju za provedbu zakona;
• e. osigurati, kad je to moguće, da se članovima osoblja koji su prijavili potencijalna ili stvarna kršenja izda potvrda o zaprimanju informacija;
• f. osigurati praćenje ishoda istrage prijavljenog kršenja; i
• g. osigurati odgovarajuće vođenje evidencije.