12 Asutusesisesed teavitusmenetlused

Investeerimisühingud peaksid kehtestama ja säilitama asjakohase ühingusisese hoiatuspoliitika ja seotud menetlused, et töötajad saaksid konkreetse, sõltumatu ja autonoomse kanali kaudu teatada määrust (EL) 2019/2033 ja direktiivi (EL) 2019/2034 ülevõtvate riigisiseste sätete võimalikest või tegelikest rikkumistest. Teavitavatel töötajatel ei peaks olema vaja omada tõendeid rikkumise kohta, kuid nad peaksid olema rikkumises piisavalt kindlad, et põhjendada uurimise algatamist. Investeerimisühingud peaksid rakendama ka sobivaid protsesse ja menetlusi, millega tagatakse, et nad järgivad neile Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. oktoobri 2019. aasta direktiivi (EL) 2019/1937 riikliku rakendamise raames kehtivaid kohustusi seoses liidu õiguse rikkumisest teatavate isikute kaitsega.

Huvide konfliktide vältimiseks peaks töötajatel olema võimalik teatada rikkumistest väljaspool tavapäraseid aruandlusahelaid (nt vastavuskontrolli või siseauditi funktsiooni kaudu või sõltumatu asutusesisese rikkumisest teatamise menetluse kaudu). Teavitusmenetlused peaksid tagama nii rikkumisest teataja kui ka väidetavalt rikkumise sooritamise eest vastutava füüsilise isiku isikuandmete kaitse kooskõlas määrusega (EL) 2016/679²⁶ .

²⁶ Euroopa Parlamendi ja nõukogu 27. aprilli 2016. aasta määrus (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus).

Teavitusprotsess peaks olema kättesaadav investeerimisühingu kõigile töötajatele.

Kui asjakohane, tuleks töötaja poolt teavitusmenetluste alusel edastatud teave teha kättesaadavaks juhtorganile ja asutusesisese teavitamise poliitikas määratletud muude vastutavate funktsioonide täitjatele. Rikkumisest teatanud töötaja nõudmisel tuleks teave juhtorganile ja muude vastutavate funktsioonide täitjatele edastada anonüümselt. Investeerimisühingud võivad kehtestada ka sellise rikkumisest teatamise protsessi, mis võimaldab edastada teavet anonüümselt.

Investeerimisühingud peaksid tagama, et rikkumisest teataja oleks asjakohaselt kaitstud mis tahes negatiivse tagajärje, näiteks kättemaksu, diskrimineerimise või muud liiki ebavõrdse kohtlemise eest. Investeerimisühing peaks tagama, et ükski investeerimisühingu kontrolli alla kuuluv isik ei ohvristaks rikkumisest teatajat, ning võtma asjakohaseid meetmeid iga ohvristamise eest vastutava isiku suhtes.

Samuti peaksid investeerimisühingud kaitsma mis tahes negatiivse tagajärje eest isikuid, kellest on teatatud, kui uurimisel ei leita tõendeid, mis põhjendaksid tema suhtes meetmete võtmist. Meetmete võtmisel peaks investeerimisühing neid rakendama nii, et asjaomane isik oleks kaitstud soovimatute negatiivsete tagajärgede eest, mis ületavad meetme eesmärgi.

Eelkõige peaksid asutusesisesed teavitamismenetlused:

• a. olema dokumenteeritud (nt töötajate käsiraamatutes);
• b. kehtestama selged reeglid, mis tagavad teavitamist, teatatud isikuid ja rikkumist puudutavate andmete konfidentsiaalse töötlemise kooskõlas määrusega (EL) 2016/679, v.a kui täiendavate uurimiste või järgnevate kohtumenetluste raames on riiklike õigusaktide alusel nõutav avalikustamine;
• c. kaitsma kahtlustest teatanud töötajat rikkumise avalikustamisest tingitud ohvristamise eest;
• d. tagama tõstatatud potentsiaalsete või tegelike rikkumiste hindamise ja neist teatamise (asjakohasel juhul muu hulgas asjaomasele pädevale asutusele või õiguskaitseorganile);
• e. võimalusel tagama, et potentsiaalsetest või tegelikest rikkumistest teatanud töötaja saaks teabe kättesaamise kinnituse;
• f. tagama teatatud rikkumise uurimise tulemuste jälgimise; ja
• g. tagama nõuetekohase aruandluse.