12 Procedimentos internos de alerta

As empresas de investimento devem estabelecer e manter políticas e procedimentos internos de alerta adequados para que o pessoal possa participar infrações atuais ou potenciais ao Regulamento (UE) n.º 2033/2019 e às disposições nacionais de transposição da Diretiva (UE) 2019/2034 através de um canal específico, independente e autónomo. Não deve ser necessário que o membro do pessoal disponha de provas da infração para efetuar a participação; no entanto, devem possuir um nível de certeza suficiente que justifique a abertura de uma investigação. As empresas de investimento devem também implementar processos e procedimentos adequados que assegurem o cumprimento das obrigações que lhes incumbem por força da transposição nacional da Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que participam infrações do direito da União.

A fim de evitar conflitos de interesses, deverá ser possível ao pessoal comunicar infrações fora das linhas de reporte previstas (por exemplo, através da função de conformidade, da função de auditoria interna ou de um procedimento independente a nível interno de participações). Os procedimentos de alerta devem assegurar a proteção dos dados pessoais da pessoa que participa a infração e da pessoa singular que é alegadamente responsável pela infração, em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD)²⁶ .

²⁶ Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados e que revoga a Diretiva 95/46/CE (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados).

Todo o pessoal no seio da empresa de investimento deve ser informado dos procedimentos de alerta.

As informações fornecidas por membros do pessoal por meio de procedimentos de alerta devem ser transmitidas, se apropriado, ao órgão de administração e a outras funções responsáveis designadas no âmbito da política de procedimentos internos de alerta. Quando solicitado pelo membro do pessoal que comunica uma infração, as informações devem ser transmitidas de forma anónima ao órgão de administração e a outras funções responsáveis. As empresas de investimento devem também prever que o procedimento de participação de irregularidades permita que as informações sejam submetidas de forma anónima.

As empresas de investimento devem assegurar que a pessoa que comunica a infração é devidamente protegida de qualquer impacto negativo, por exemplo, retaliação, discriminação ou outros tipos de tratamento injusto. A empresa de investimento deve assegurar que nenhuma pessoa sujeita ao seu controlo exerça retaliações sobre alguém que tenha comunicado uma infração e deve tomar medidas adequadas contra os responsáveis por tais ações.

As empresas de investimento devem também proteger as pessoas que tenham sido alvo da comunicação de infrações contra quaisquer efeitos negativos, caso a investigação conclua que não existem evidências que justifiquem a tomada de medidas contra essa pessoa. Caso sejam tomadas medidas, a empresa de investimento deve tomá-las de forma a proteger a pessoa em causa de efeitos negativos imprevistos que excedam o objetivo da medida tomada.

Em especial, os procedimentos internos de alerta devem:

• a. Ser documentados (por exemplo, manuais do pessoal);
• b. Fornecer regras claras que assegurem que as informações sobre as participações, as pessoas denunciadas e a infração sejam tratadas de forma confidencial, em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679, exceto se a sua divulgação for exigida nos termos do direito nacional, no contexto de mais investigações ou de processos judiciais subsequentes;
• c. Proteger os membros do pessoal que efetuaram participações de serem vitimizados por terem divulgado a comunicação de infrações;
• d. Assegurar que as infrações potenciais ou atuais comunicadas são avaliadas e transmitidas ao nível hierárquico superior, incluindo, se for caso disso, à respetiva autoridade competente ou autoridade policial;
• e. Assegurar, sempre que possível, que é fornecida ao membro do pessoal que denunciou infrações potenciais ou atuais a confirmação da receção das informações;
• f. Assegurar o seguimento do resultado de uma investigação relativa à participação de uma infração; e
• g. Assegurar a manutenção de registos adequados.