13 Interne advarselsprocedurer

I forbindelse med et lån på over 200 000 EUR til et medlem af ledelsesorganet eller dets nærtstående parter bør institutterne efter anmodning kunne give den kompetente myndighed følgende yderligere oplysninger:

• a. lånets procentvise andel og den procentvise andel af summen af alle udestående lånebeløb til samme debitor i forhold til:
• i. summen af kernekapital og supplerende kapital og
• ii. egentlig kernekapital i instituttet
• b. hvorvidt lånet er en del af en stor eksponering³⁵ , og
• c. den relative vægt af den samlede sum af alle udestående lånebeløb til samme skyldner, beregnet som en procentdel ved at dividere det samlede udestående beløb med det samlede beløb for alle udestående lån til medlemmer af ledelsesorganet og deres nærtstående parter.

³⁵ Se også del IV i forordning (EU) nr. 575/2013, særlig artikel 392.

Institutterne bør etablere og opretholde passende interne advarselspolitikker og - procedurer, som gør det muligt for medarbejderne at indberette potentielle eller faktiske overtrædelser af lovgivningsmæssige eller interne krav, herunder, men ikke begrænset til, kravene i forordning (EU) nr. 575/2013 og nationale bestemmelser til gennemførelse af direktiv 2013/36/EU, eller af interne ledelsesordninger, gennem en særlig, uafhængig og selvstændig kanal. Det bør ikke være nødvendigt for medarbejdere, der foretager en indberetning, at have bevis for en overtrædelse; de bør imidlertid have en tilstrækkelig grad af sikkerhed, som giver tilstrækkelig grund til at iværksætte en undersøgelse. Institutterne bør ligeledes indføre passende processer og procedurer, der sikrer, at de opfylder deres forpligtelser i henhold til den nationale gennemførelse af Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten.

For at undgå interessekonflikter bør det være muligt for medarbejderne at indberette overtrædelser uden for de normale rapporteringslinjer (f.eks. via compliancefunktionen, den interne revisionsfunktion eller en uafhængig intern whistleblowerprocedure). Advarselsprocedurerne bør sikre beskyttelse af personoplysninger, både hvad angår den person, som indberetter overtrædelsen, og den fysiske person, som formodes at være ansvarlig for overtrædelsen, i overensstemmelse med forordning (EU) 2016/679³⁶ (GDPR).

³⁶ Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse).

Advarselsprocedurerne bør kunne benyttes af alle instituttets medarbejdere.

Alle relevante oplysninger, som medarbejdere videregiver via advarselsprocedurerne, bør i givet fald videreformidles til ledelsesorganet og andre ansvarlige funktioner, der er fastsat i den interne advarselspolitik. Når det kræves af den medarbejder, der indberetter en overtrædelse, bør oplysningerne videregives til ledelsesorganet og andre ansvarlige funktioner i anonymiseret form. Institutterne kan også fastsætte en whistleblowerproces, som gør det muligt at videregive oplysninger i anonymiseret form.

Institutterne bør sikre, at den person, der indberetter overtrædelsen, er behørigt beskyttet mod enhver negativ indvirkning, f.eks. gengældelse, forskelsbehandling eller andre former for uretfærdig behandling. Instituttet bør sikre, at ingen personer under instituttets kontrol udøver repressalier mod en person, der har indberettet en overtrædelse, og bør træffe passende foranstaltninger mod de ansvarlige for sådanne repressalier.

Institutterne bør ligeledes beskytte personer, der er blevet indberettet, mod eventuelle negative virkninger i tilfælde af, at der på grundlag af undersøgelsen ikke er nogen dokumentation, der berettiger, at der træffes foranstaltninger over for den pågældende person. Hvis der træffes foranstaltninger, bør instituttet træffe dem på en måde, der tager sigte på at beskytte den pågældende person mod utilsigtede negative virkninger, som går videre end målet med den trufne foranstaltning.