13 Notranji postopki obveščanja o kršitvah

Institucije bi morale vzpost aviti in vzdrževati ustrezne notranje politike in postopke obveščanja o kršitvah , da lahko zaposleni prek posebnih, neodvisnih in avtonomnih kanalov poročajo o morebitnih ali dejanskih kršitvah regulativnih ali notranjih zahtev, ki med drugim vključujejo zahteve iz Uredbe (EU) št. 575/2013, in nacionalnih predpisov o prenosu Direktive 2013/36/EU. Ne bi se smelo zahtevati, da imajo zaposleni, ki poročajo, dokaze o kršitvi, vendar pa bi morali biti dovolj zanesljivo prepričani, da je kršitev res nastala, kar bi bil zadosten razlog za začetek preiskave. Institucije bi morale izvajati tudi ustrezne procese in postopke, ki zagotavljajo njihovo izpolnjevanje obveznosti v okviru nacionalnega izvajanja Direktive (EU) 2019/1937 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2019 o zaščiti oseb, ki prijavijo kršitve prava Unije.

Zaradi preprečevanja nasprotja interesov bi moralo biti mogoče kršitve prijaviti tudi izven običajnih poti poročanja (na primer prek funkcije spremljanja skladnosti poslovanja, funkcije notranje revizije, ali neodvisnega notranjega postopka za prijavo kršitev ). Postopki obveščanja

• o kršitvah bi morali zagotavljati varstvo osebnih podatkov osebe, ki prijavi kršitev, in fizične osebe, ki je domnevno odgovorna za kršitev, v skladu z Uredbo (EU) 2016/679³⁶ (SUVP).

³⁶ Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov).

Postopki obveščanja o kršitvah bi morali biti na razpolago vsem zaposlenim v instituciji.

Informacije, ki jih posredujejo zaposleni s postopki obveščanja o kršitvah, bi morale biti, če je primerno, dane na voljo upravljalnemu organu ali drugi odgovorni funkciji, opredeljeni v notranji politiki obveščanja o kršitvah . Informacije se na zahtevo zaposlenega, ki prijavi kršitev, upravljalnemu organu in drugim odgovornim f unkcijam posredujejo anonimno. Institucije lahko zagotovijo tudi postopek prijave nepravilnosti, ki omogoča anonimno prijavo.

Institucije bi morale zagotoviti ustrezno varstvo osebe, ki prijavi kršitev, pred negativnimi učinki, na primer pred maščevanjem, diskriminacijo ali drugimi vrstami nepravičnega ravnanja. Institucija bi morala zagotoviti, da nihče, ki je pod nadzorom institucije, ne šikanira osebe, ki je prijavila kršitev, in sprejeti ustrezne ukrepe zoper odgovorne za kakršno koli šikaniranje .

Insti tucije bi morale tudi varovati osebe, ki so bile predmet poročanja, pred kakršnimi koli negativnimi učinki v primeru, da se s preiskavo ne najdejo dokazi, ki bi utemeljili ukrepanje proti navedenim osebam. Če se sprejmejo ukrepi, jih mora institucija sprejeti tako, da zaščiti zadevne osebe pred nenamernimi negativnimi učinki, ki presegajo namen sprejetih ukrepov.

Notranji postopki obveščanja o kršitvah bi morali zlasti:

• a. biti dokumentirani (na primer v priročniku za zaposlene);
• b. določati jasna pravila, ki bi zagotavljala, da se informacije o osebi, ki poroča, in osebi,
• o kateri se poroča, ter o kršitvi obravnavajo zaupno, v skladu z Uredbo (EU) 2016/679, razen če se na podlagi nacionalne zakonodaje v okviru nadaljnjih preiskav ali poznejših sodnih postopkov ne zahteva razkritje;
• c. zaščititi zaposlene, ki izrazijo pomisleke, pred šikaniranjem zaradi razkritja kršitev, o katerih je treba poročati;
• d. zagotoviti, da se morebitne ali dejanske kršitve, ki so predmet opozorila, ocenijo in posredujejo na višjo raven, po po trebi tudi ustreznemu pristojnemu organu ali pravosodnemu organu;
• e. zagotoviti, če je to mogoče, da oseba, ki je prijavila morebitno ali dejansko kršitev, prejme potrdilo o prejemu informacij;
• f. zagotoviti spremljanje rezultata preiskave prijavljene kršitve in
• g. zagotoviti vodenje ustrezne evidence.