13 Proceduri interne de avertizare

Instituțiile trebuie să instituie și să mențină politici și proceduri interne de avertizare adecvate pentru ca angajații să raporteze cazuri reale sau potențiale de încălcare a cerințelor de reglementare sau interne, inclusiv dar fără a se limita la cele din Regulamentul (UE) nr. 575/2013 și a dispozițiilor naționale care transpun Directiva 2013/ 36/UE sau a cadrului de administrare a activității, prin intermediul unui canal specific, independent și autonom. Nu trebuie să fie necesar ca personalul de raportare să dețină dovezi cu privire la încălcare; acesta trebuie să aibă însă un nivel suficient de certitudine care să ofere un motiv suficient pentru inițierea unei investigații. De asemenea, instituțiile trebuie să pună în aplicare procese și proceduri adecvate care să asigure respectarea obligațiilor care decurg din punerea în aplicare la nivel na țional a Directivei (UE) 2019/1937 a Parlamentului European și a Consiliului din 23 octombrie 2019 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii.

Pentru a evita conflictele de interese, personalul trebuie să aibă posibilitatea de a raporta încălcările în afara liniilor de raportare obișnuite (de exemplu, prin intermediul funcției de asigurare a conformității, al funcției de audit intern sau al unei proceduri interne independente de denunțare). Procedurile de avertizare trebuie să asigure protecția datelor cu caracter personal ale persoanei care raportează încălcarea și ale persoanei fizice care se presupune că este responsabilă pentru încălcare în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679³⁶ (RGPD).

³⁶ Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date ș i de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția d atelor).

Procedurile de a lertă trebuie puse la dispoziția tuturor angajaților din cadrul unei instituții.

Informațiile furnizate de angajați prin intermediul procedurilor de avertizare trebuie să fie puse la dispoziția organului de conducere și a altor funcții responsabile definite în cadrul politicii de avertizare internă, dacă este cazul. Dacă acest lucru este solicitat de angajatul care raportează o încălcare, informațiile trebuie să fie furnizate organului de conducere și altor funcții responsabile în mod anonimizat. Instituțiile pot să prevadă, de asemenea, un proces de denunțare care să permită transmiterea informațiilor în mod anonimizat.

Instituțiile trebuie să se asigure că persoana care raportează încălcarea este protejată corespunzător de orice impact negativ precum represaliile, discriminarea sau alte tipuri de tratament inechitabil. Instituția trebuie să se asigure că nicio persoană care se află sub controlul instituției nu se implică într - o acțiune de victimizare a unei persoane care a raportat

• o înc ălcare și trebuie să ia măsurile adecvate împotriva celor care sunt responsabili pentru orice astfel de victimizare.

Instituțiile trebuie să protejeze, de asemenea, persoanele care au fost reclamate împotriva oricăror efecte negative dacă, în urma investigațiilor, se constată că nu există dovezi care să justifice luarea de măsuri împotriva persoanei respective. Dacă se iau măsuri, instituția trebuie să facă acest lucru într - un mod care să vizeze protejarea persoanei vizate împotriva efectelor negative neintenționate care depășesc obiectivul măsurii luate.

În mod specific, procedurile interne de avertizare trebuie:

• a. să fie documentate (de exemplu, manuale pentru personal);
• b. să prevadă reguli clare care să asigure tratarea în regim de confidențialitate a informațiilor privind raportarea, persoanele reclamate și încălcarea în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679, exceptând cazul în care publicarea este prevăzută prin dreptul intern în contextul continuării investigațiilor sau al procedurilor judiciare ulteri oare;
• c. să protejeze angajații care exprimă preocupări împotriva victimizării din cauză că au divulgat încălcări care pot fi raportate;
• d. să asigure faptul că încălcările potențiale sau actuale semnalate sunt evaluate și comunicate, inclusiv, după caz, autorității competente relevante sau autorității de aplicare a legii;
• e. să asigure, dacă este posibil, ca angajaților care au semnalat încălcări potențiale sau actuale să li se oferă o confirmare a primirii informațiilor;
• f. să asigure urmărirea rezultatului unei investigații asupra unei încălcări semnalate, precum și
• g. să asigure păstrarea unei evidențe corespunzătoare.