13 Postupci unutarnjeg upozoravanja

Inst itucije trebaju uspostaviti i održavati odgovarajuće politike i postupke unutarnjeg upozoravanja kojima se radnicima omogućuje da putem posebnog, neovisnog i autonomnog kanala prijave potencijalna ili stvarna kršenja regulatornih ili unutarnjih zahtjeva, uključujući, među ostalim, one iz Uredbe (EU) br. 575/2013 i nacionalne odredbe kojima se prenosi Direktiva 2013/36/EU, ili sustavâ internog upravljanja. Radnici koji prijavljuju kršenje ne trebaju nužno imati dokaze o kršenju, no njihova sigurnost u počinjeno kršenje treba biti dostatno visoka da bi bila dovoljan razlog za pokretanje istrage. Institucije trebaju provesti i odgovarajuće procese i postupke kojima se osigurava ispunjavanje njihovih obveza propisanih nacionalnim odredbama o provedbi Direktive (EU) 2019/1937 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2019. o zaštiti osoba koje prijavljuju povrede prava Unije.

U cilju izbjegavanja sukoba interesa radniku treba omogućiti prijavu kršenja izvan redovitih linija izvješćivanja (npr. putem funkcije praćenja usklađenosti, funkcije unutarnje revizije ili neovisnog unutarnjeg postupka za zviždače). Postupcima upozoravanja treba se osigurati zaštita osobnih podataka osobe koja prijavljuje kršenje i fizičke osobe koja je navodno odgovorna za kršenje u skl adu s Uredbom (EU) 2016/679³⁶ (Opća uredba o zaštiti podataka).

³⁶ Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka)

Postupci upozoravanja trebaju biti dostupni svim radnicima u instituciji.

Informacije koje radnici pruže u okviru postupaka upozoravanja trebaju se, ako je prikladno, staviti na raspolaganje u pravljačkom tijelu i drugim odgovornim funkcijama utvrđenima u politici unutarnjeg upozoravanja. Ako radnik koji prijavljuje kršenje to zatraži, informacije se trebaju dostaviti upravljačkom tijelu i drugim odgovornim funkcijama na način da radnik ostane a noniman. Institucije mogu uspostaviti i postupak zviždanja kojim se omogućuje anonimna dostava informacija.

Institucije trebaju osigurati odgovarajuću zaštitu osobe koja prijavljuje kršenje od svih negativnih utjecaja, npr. odmazde, diskriminacije ili drugih vrsta nepravednog postupanja. Institucija treba osigurati da nijedna osoba pod njezinom kontrolom ne sudjeluje u viktimizaciji osobe koja je prijavila kršenje te treba poduzeti odgovarajuće mjere protiv osoba koje su odgovorne za takvu viktimizaciju.

In stitucije trebaju zaštititi i prijavljene osobe od svih negativnih učinaka u slučaju da se istragom ne pronađu dokazi kojima bi se opravdalo poduzimanje mjera protiv tih osoba. Ako se poduzmu mjere, institucija ih treba poduzeti na način da zaštiti predmet nu osobu od nenamjernih negativnih učinaka koji nadilaze cilj poduzete mjere.

Točnije, postupci unutarnjeg upozoravanja trebaju:

• a. biti dokumentirani (npr. priručnici za radnike);
• b. pružiti jasna pravila kojima se osigurava povjerljivo postupanje s informacija ma o osobama koje prijavljuju kršenje, prijavljenim osobama i samim kršenjem u skladu s Uredbom (EU) 2016/679, osim ako je obveza objave propisana nacionalnim pravom u kontekstu daljnjih istraga ili kasnijih sudskih postupaka;
• c. zaštititi radnike koji su isk azali zabrinutost u pogledu svoje viktimizacije jer su prijavili kršenja koja se trebaju prijaviti;
• d. osigurati da se prijavljena potencijalna ili stvarna kršenja procijene i o njima informira uključujući, kad je to prikladno, odgovarajuće nadležno tijelo i li agenciju za provedbu zakona;
• e. osigurati, kad je to moguće, da se radnicima koji su prijavili potencijalna ili stvarna kršenja izda potvrda o zaprimanju informacija;
• f. osigurati praćenje ishoda istrage prijavljenog kršenja; i
• g. osigurati odgovarajuće vođenje evidencije.