13 Διαδικασίες εσωτερικής προειδοποίησης

Το πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου των ιδρυμάτων θα πρέπει να προσαρμόζεται σε ατομική βάση στις ιδιαιτερότητες της επιχειρηματικής του δραστηριότητας, της πολυπλοκότητάς του και των συναφών κινδύνων, λαμβανομένου υπόψη του πλαισίου του ομίλου. Τα ιδρύματα θα πρέπει να οργανώνουν την ανταλλαγή των απαιτούμενων πληροφοριών κατά τρόπον ώστε να διασφαλίζεται ότι κάθε διοικητικό όργανο, επιχειρηματικός τομέας και εσωτερική μονάδα, συμπεριλαμβανομένης κάθε επιμέρους λειτουργίας του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης, είναι σε θέση να εκτελεί τα αντίστοιχα καθήκοντα. Αυτό σημαίνει, για παράδειγμα, ότι είναι απαραίτητη η ανταλλαγή επαρκών πληροφοριών μεταξύ των επιχειρηματικών τομέων και της λειτουργίας κανονιστικής συμμόρφωσης, καθώς και της λειτουργίας συμμόρφωσης σε θέματα καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, όπου πρόκειται για ξεχωριστή λειτουργία ελέγχου, σε επίπεδο ομίλου, καθώς και μεταξύ των επικεφαλής των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης σε επίπεδο ομίλου και του διοικητικού οργάνου του ιδρύματος.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να εφαρμόζουν κατάλληλες διαδικασίες και διεργασίες που διασφαλίζουν ότι συμμορφώνονται με τις υποχρεώσεις τους στο πλαίσιο της καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας. Τα ιδρύματα θα πρέπει να αξιολογούν την έκθεσή τους στον κίνδυνο ότι ενδέχεται να χρησιμοποιηθούν για σκοπούς της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και χρηματοδότησης της τρομοκρατίας και να λαμβάνουν μέτρα για τη μείωση των εν λόγω κινδύνων, καθώς και των κινδύνων λειτουργίας και φήμης που συνδέονται με αυτούς. Τα ιδρύματα θα πρέπει να λαμβάνουν μέτρα για να διασφαλίζουν ότι το προσωπικό τους γνωρίζει τους εν λόγω κινδύνους σχετικά με την ΝΕΠΔ/ΧΤ και τον αντίκτυπο που έχει η ΝΕΠΔ/ΧΤ στο ίδρυμα και στην ακεραιότητα του χρηματοπιστωτικού συστήματος.

Το πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να καλύπτει ολόκληρη την οργάνωση, συμπεριλαμβανομένων των ευθυνών και των καθηκόντων του διοικητικού οργάνου, καθώς και των δραστηριοτήτων όλων των επιχειρηματικών τομέων και των εσωτερικών μονάδων, συμπεριλαμβανομένων των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης, των δραστηριοτήτων που αποτελούν αντικείμενο εξωτερικής ανάθεσης και των διαύλων διανομής.

Το πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου του ιδρύματος θα πρέπει να διασφαλίζει:

• α. αποτελεσματική και αποδοτική λειτουργία·
• β. συνετή άσκηση επιχειρηματικής δραστηριότητας·
• γ. επαρκή εντοπισμό, μέτρηση και μείωση των κινδύνων·
• δ. αξιοπιστία της υποβαλλόμενης χρηματοοικονομικής και μη χρηματοοικονομικής αναφοράς, εσωτερικής και εξωτερικής·
• ε. ορθές διοικητικές και λογιστικές διαδικασίες· και στ. συμμόρφωση με νόμους, κανονισμούς, εποπτικές απαιτήσεις και εσωτερικές πολιτικές, διαδικασίες, κανόνες και αποφάσεις του ιδρύματος.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για τη θέσπιση και την παρακολούθηση της επάρκειας και της αποτελεσματικότητας του πλαισίου, των διαδικασιών και των μηχανισμών του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης, καθώς και για την επίβλεψη όλων των επιχειρηματικών τομέων και των εσωτερικών μονάδων, συμπεριλαμβανομένων των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου (όπως η διαχείριση κινδύνων, η κανονιστική συμμόρφωση, η συμμόρφωση σε θέματα καταπολέμησης της ΝΕΠΔ/ΧΤ, όπου πρόκειται για ξεχωριστή λειτουργία, και εσωτερικής επιθεώρησης). Τα ιδρύματα θα πρέπει να θεσπίζουν, να διατηρούν και να επικαιροποιούν ανά τακτά χρονικά διαστήματα κατάλληλες και γραπτώς τεκμηριωμένες πολιτικές, μηχανισμούς και διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου, που θα πρέπει να εγκρίνονται από το διοικητικό όργανο.

Ένα ίδρυμα θα πρέπει να διαθέτει σαφή, διαφανή και τεκμηριωμένη διαδικασία λήψης αποφάσεων, καθώς και σαφή κατανομή των αρμοδιοτήτων και των εξουσιών στο πλαίσιο του συστήματος εσωτερικού ελέγχου του, συμπεριλαμβανομένων των επιχειρηματικών τομέων του, των εσωτερικών μονάδων και των τμημάτων του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησής του.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να μεριμνούν για την κοινοποίηση των εν λόγω πολιτικών, μηχανισμών και διαδικασιών στο σύνολο του προσωπικού και κάθε φορά που επέρχονται σημαντικές αλλαγές.