13 Procedimentos internos de alerta

As instituições estabelecem e mantêm políticas de alerta adequadas a nível interno e procedimentos departicipação pelos membros do pessoal, através de um canal específico, independente e autónomo, de infrações atuais ou potenciais dos requisitos regulamentares ou internos, nomeadamente dos requisitos previstos no Regulamento (UE) n.º 575/2013 e das disposições nacionais de transposição da Diretiva 2013/36/UE, ou de disposições internas de governo. Não deve ser necessário que os membros do pessoal estejam na posse de evidências de uma infração para efetuarem uma participação; no entanto, devem possuir um grau de certeza suficiente que forneça motivo suficiente para iniciar uma investigação. As instituições implementam igualmente processos e procedimentos adequados que assegurem que dão cumprimento às obrigações que lhes incumbem por força da transposição nacional da Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que comunicam infrações do direito da União.

A fim de evitar conflitos de interesses, deverá ser possível aos membros do pessoal participarem infrações fora dos canais normais de transmissão de informações (p. ex., através da função de conformidade, da função de auditoria interna ou de um procedimento independente de participação de infrações a nível interno). Os procedimentos de alerta devem assegurar a proteção dos dados pessoais da pessoa que participa a infração e da pessoa singular que é alegadamente responsável pela infração, em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD)³⁶ .

³⁶ Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de Abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados e que revoga a Diretiva 95/46/CE (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados).

Todos os membros do pessoal da instituição devem ser informados dos procedimentos de alerta.

As informações fornecidas pelos membros do pessoal por meio de procedimentos de alerta devem ser transmitidas, se apropriado, ao órgão de administração e a outras funções responsáveis designadas no âmbito da política de alertas internos. Quando solicitado pelo membro do pessoal que comunica uma infração, as informações devem ser transmitidas de forma anónima ao órgão de administração e a outras funções responsáveis. As instituições também podem disponibilizar um procedimento de participação de infrações que permita que as informações sejam transmitidas de forma anónima.

As instituições devem assegurar que a pessoa que participa a infração é devidamente protegida de qualquer impacto negativo, p. ex., retaliação, discriminação ou outros tipos de tratamento injusto. A instituição deve assegurar que nenhuma pessoa sujeita ao seu controlo exerce retaliações sobre alguém que tenha participado uma infração e deve tomar medidas adequadas contra os responsáveis por tais ações.

As instituições devem igualmente proteger as pessoas que tenham sido alvo de uma participação de infrações contra quaisquer efeitos negativos, caso a investigação conclua que não existem motivos que justifiquem a tomada de medidas contra essa pessoa. Caso sejam tomadas medidas, a instituição deve tomá-las de uma forma que visem proteger a pessoa em causa de efeitos negativos não intencionais que excedam o objetivo da medida tomada.

Em especial, os procedimentos internos de alerta devem:

• a. Ser documentados (p. ex., manuais do pessoal);
• b. Fornecer regras claras que assegurem que as informações sobre a participação, as pessoas denunciadas e a infração sejam tratadas de forma confidencial, em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679, exceto se a sua divulgação for exigida nos termos do direito nacional, no contexto de investigações adicionais ou de um processo judicial subsequente;
• c. Proteger os membros do pessoal que efetuaram participações de serem vitimizados por terem divulgado infrações ;
• d. Assegurar que as infrações potenciais ou atuais participadas são avaliadas e transmitidas ao nível hierárquico superior, incluindo, se for caso disso, à respetiva autoridade competente ou agência responsável pela aplicação da lei;
• e. Assegurar, sempre que possível, que é fornecida ao membro do pessoal que participou infrações potenciais ou atuais a confirmação da receção das informações;
• f. Assegurar o seguimento do resultado de uma investigação relativa à participação de uma infração; e
• g. Assegurar a manutenção de registos adequados.