13 Sisäiset ilmoitusmenettelyt

Laitosten tulisi ottaa käyttöön ja ylläpitää asianmukaisia sisäisiä ilmoituskäytäntöjä ja - menettelyitä, joiden avulla henkilöstö voi ilmoittaa mahdollisista tai tapahtuneista lakisääteistentai sisäisten vaatimusten rikkomuksista, kuten niistä, jotka ovat asetuksen (EU) N:o 575/2013, direktiivin 2013/36/EU kansallisten täytäntöönpanosäännösten tai sisäisten hallinnointi- ja ohjausjärjestelmien vastaisia, tarkoitukseen varatun riippumattoman ja itsenäisen kanavan kautta. Ilmoituksen tekevällä henkilöstön jäsenellä ei välttämättä tarvitse olla näyttöä rikkomuksesta, mutta hänellä tulee olla riittävän tasoinen varmuus, joka antaa riittävän syyn käynnistää tutkimukset. Laitosten tulee myös panna täytäntöön asianmukaisia prosesseja ja menettelyjä, joilla varmistetaan, että ne noudattavat unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta 23 päivänä lokakuuta 2019 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin (EU) 2019/1937 kansallisesta täytäntöönpanosta johtuvia velvoitteitaan.

Eturistiriitojen välttämiseksi henkilöstölle on annettava mahdollisuus ilmoittaa rikkomuksista tavanomaisten raportointisuhteiden ulkopuolella (esim. säännösten noudattamista valvovan toiminnon, sisäisen tarkastuksen toiminnon tai riippumattoman sisäisen väärinkäytösten paljastamista koskevan menettelyn kautta). Ilmoitusmenettelyissä tulee taata sekä ilmoittajan että ilmoituksen mukaisen rikkomuksesta vastuussa olevan luonnollisen henkilön henkilötietojen suojaaminen asetuksen (EU) 2016/679³⁶ (yleinen tietosuoja-asetus) mukaisesti.

³⁶ Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus).

Ilmoitusmenettelyjen on oltava laitoksen koko henkilöstön käytettävissä.

Henkilöstön ilmoitusmenettelyn kautta antamat tiedot tulee tarvittaessa antaa tiedoksi ylimmälle hallintoelimelle ja muille vastuussa oleville toiminnoille, jotka on määritelty sisäisissä ilmoituskäytännöissä. Mikäli rikkomuksen ilmoittanut henkilöstön jäsen sitä vaatii, tiedot on toimitettava ylimmälle hallintoelimelle ja muille vastuussa oleville toiminnoille ilmoittajan henkilöllisyyttä paljastamatta. Laitokset voivat tarjota myös väärinkäytösten paljastamista koskevan menettelyn, jossa tiedot voidaan antaa anonyymisti.

Laitosten tulee varmistaa, että rikkomuksesta ilmoittavaa henkilöä suojataan kaikilta haitallisilta seurauksilta, kuten vastatoimilta, syrjinnältä tai muulta epäoikeudenmukaiselta kohtelulta. Laitoksen tulee varmistaa, ettei kukaan laitoksen alaisuudessa toimiva henkilö osallistu rikkomuksesta ilmoittaneen henkilön epäoikeudenmukaiseen kohteluun, ja sen tulee ryhtyä asianmukaisiin toimenpiteisiin tällaisesta kohtelusta vastuussa olevia henkilöitä vastaan.

Laitosten tulee myös suojella ilmoituksen kohteena olevaa henkilöä kaikilta haitallisilta seurauksilta siinä tapauksessa, ettei tutkimuksissa löydetä näyttöä, jonka perusteella voitaisiin ryhtyä toimenpiteisiin kyseistä henkilöä vastaan. Jos toimenpiteisiin ryhdytään, laitoksen tulee toimia tavalla, joka suojelee kyseessä olevaa henkilöä tahattomilta haitallisilta seurauksilta, jotka ovat toimenpiteen tavoitteita laajempia.

Erityisesti sisäisten ilmoitusmenettelyjen tulee

• a. olla dokumentoituja (esim. henkilöstön käsikirjat)
• b. tarjota selkeät säännöt, jotka varmistavat, että ilmoittajan ja ilmoituksen kohteena olevan henkilön tietoja käsitellään luottamuksellisesti asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti, ellei kansallinen lainsäädäntö edellytä tietojen julkistamista jatkotutkimusten tai niitä seuraavien oikeudenkäyntien yhteydessä
• c. suojella huolenaiheistaan ilmoittavaa henkilöstöä epäoikeudenmukaiselta kohtelulta, joka johtuu rikkomusten ilmoittamisesta
• d. varmistaa, että ilmoitetut mahdolliset tai tapahtuneet rikkomukset arvioidaan ja että niistä raportoidaan tarvittaessa asianmukaiselle toimivaltaiselle viranomaiselle tai lainvalvontaviranomaiselle
• e. varmistaa, mikäli mahdollista, että mahdollisista tai tapahtuneista rikkomuksista ilmoittaneille henkilöstön jäsenille toimitetaan vastaanottokuittaus
• f. varmistaa ilmoitettua rikkomusta koskevan tutkinnan tulosten seuranta
• g. varmistaa asianmukainen tietojen kirjaaminen.