13 Proċeduri ta’ twissija interna

L- istituzzjonijiet għandhom jiżguraw li d -dokumentazzjoni tas-self kollu lill-membri tal-korp ta’ ġestjoni u l - partijiet relatati tagħhom tkun kompluta u aġġornata u li l -istituzzjoni tkun tista’ tqiegħed għad - dispożizzjoni tal -awtoritajiet kompetenti d-dokumentazzjoni kompluta f’format xieraq fuq talba mingħajr dewmien żejjed.

Għal self lil membru tal - korp ta’ ġestjoni jew il - partijiet relatati tagħhom ’il fuq minn ammont ta’ EUR 200 000, l- istituzzjonijiet għandhom ikunu jistgħu jipprovdu lill -awtorità ko mpetenti fuq talba l - informazzjoni addizzjonali li ġejja:

• a. il- perċentwal tas -self u l- perċentwal tas -somma tal- ammonti pendenti kollha ta’ self lejn l- istess debitur meta mqabbel ma’:
• i. is-somma tal-kapital tal-Grad 1 u l-kapital tal-Grad 2 tiegħu u
• ii. kapital ta’ Grad 1 ta’ ekwità komuni tal-istituzzjoni;
• b. jekk is- self huwiex parti minn skopertura kbira³⁵ ; u
• c. il- piż relattiv tas -somma aggregata tal- ammonti pendenti kollha ta’ self lejn l -istess debitur, ikkalkulat bħala perċentwal billi jiġi diviż l -ammont totali pendenti bl-ammont totali tas-self pendenti kollu lill-membri tal- korp ta’ ġestjoni u l -partijiet relatati tagħhom.

³⁵ Ara wkoll il-Parti IV tar-Regolament (UE) Nru 575/2013 u b’mod partikolari l-Artikolu 392.

L- istituzzjonijiet għandhom jistabbilixxu u jżommu politiki u proċeduri xierqa ta’ twissija interna sabiex il - persunal jirrapporta ksur potenzjali jew attwali ta’ rekwiżiti regolatorji jew interni, inklużi, iżda mhux limitati għal, dawk tar -Regolament (UE) Nru 575/2013 u d-dispożizzjonijiet nazzjonali li jittrasponu d -Direttiva 2013/36/UE, jew ta’ arranġamenti ta ’ governanza interna, permezz ta’ kanal speċifiku, indipendenti u awtonomu. Il -persunal li jkun qiegħed jagħmel ir - rapport ma għandux ikun meħtieġ ikollu evidenza ta’ ksur; madankollu, għandu jkollu livell suffiċjenti ta’ ċertezza li tipprovdi raġuni suffiċjenti għat -tnedija ta’ investigazzjoni. L- istituzzjonijiet jeħtieġ li jimplimentaw ukoll proċessi u proċeduri xierqa li jiżguraw li jikkonformaw mal - obbligi tagħhom skont l -implimentazzjoni nazzjonali tad-Direttiva (UE) 2019/1937 tal-Parlament Ewropew u tal- Kunsill tat -23 ta’ Ottubru 2019 dwar il-protezzjoni ta’ persuni li jirrapportaw dwar ksur tad-dritt tal-Unjoni.

Biex jiġu evitati kunflitti ta’ interess, għandu jkun possibbli li l -persunal jirrapporta ksur barra mil- linji ta’ rapportar regolari (eż. pe rmezz tal-funzjoni ta’ verifika tal-konformità, tal-uffiċċju tal - awditjar intern jew ta’ proċedura interna indipendenti ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta). Il- proċeduri ta’ twissija għandhom jiżguraw il -protezzjoni tad- data personali kemm tal-persuna li tirrapporta l-ksur kif ukoll tal- persuna fiżika allegatament responsabbli mill -ksur, skont ir-Regolament (UE) 2016/679³⁶ (GDPR).

³⁶ Regolament (UE) tal-Parlament Ewropew u tal- Kunsill tas -27 ta’ April 2016 dwar il-protezzjoni tal- persuni fiżiċi fir - rigward tal- ipproċessar ta’ data personali u dwar il-moviment liberu ta’ tali data , u li jħassar id -Direttiva 95/46/KE (Regolament Ġenerali dwar il -Protezzjoni tad- Data ).

Il- proċeduri ta’ twissija għandhom ikunu disponibbli għall - persunal kollu fi ħdan istituzzjoni.

L-informazzjoni provduta mill-persunal permezz tal- proċeduri ta’ twissija għandha, jekk xieraq, titqiegħed għad - dispożizzjoni tal - korp ta’ ġestjoni u ta’ funzjonijiet oħra responsabbli definiti fil-politika ta’ twissija interna. Fejn il-membru tal-persunal li jkun qed jirrapporta ksur jitlob dan, l- informazzjoni għandha tingħata lill - korp ta’ ġestjoni u lil funzjonijiet oħra responsabbli b’mod anonimu. L- istituzzjonijiet jistgħu jipprevedu wkoll proċess ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta li jippermetti li l- informazzjoni tiġi preżentata b’mod anonimu.

L- istituzzjonijiet għandhom jiżguraw li l -persuna li tirrapporta l-ksur tkun protetta b’mod xieraq minn kwalunkwe impatt negattiv, eż. ritaljazzjoni, diskriminazzjoni jew tipi oħra ta’ trattament inġust. L -i stituzzjoni għandha tiżgura li ebda persuna taħt il -kontroll tal-istituzzjoni ma twettaq vittimizzazzjoni ta’ persuna li tkun irrapportat ksur u għandha tieħu miżuri xierqa kontra dawk responsabbli minn kwalunkwe vittimizzazzjoni bħal din.