13 Iekšējās brīdināšanas procedūras

Iestādēm jāizstrādā un jāuztur atbilstošas iekšējās brīdināšanas politikas un procedūras, lai darbinieki varētu ziņot par reglamentēto vai iekšējo prasību potenciāliem vai faktiskiem pārkāpumiem, tostarp, bet neaprobežojoties ar Regulas (ES) Nr. 575/2013 prasībām un tām valsts tiesību aktu prasībām, ar ko transponē Direktīvu 2013/36/ES, vai iekšējās pārvaldības mehānismiem, izmantojot īpašu neatkarīgu un autonomu kanālu. Darbiniekiem, kuri ziņo, nedrīkst prasīt obligāti iesniegt pierādījumus par pārkāpumu, tomēr viņiem nepieciešama pietiekama pārliecība, ka viņi norāda apmierinošu iemeslu izmeklēšanas sākšanai. Iestādēm arī jāīsteno atbilstīgi procesi un procedūras, kas nodrošina, ka tās pilda savus pienākumus saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīvas (ES) 2019/1937 (2019. gada 23. oktobris) par to personu aizsardzību, kuras ziņo par Savienības tiesību aktu pārkāpumiem, īstenošanu valsts līmenī.

Lai novērstu interešu konfliktus, darbiniekiem būtu jādod iespēja ziņot par pārkāpumiem ārpus parastajai pārskatu sniegšanas kārtībai (piemēram, ar darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūras, iekšējās revīzijas struktūras vai neatkarīgas iekšējās ziņošanas procedūras starpniecību). Brīdināšanas procedūrām jānodrošina personas datu aizsardzība, gan attiecībā uz personu, kura ziņo par pārkāpumiem, gan attiecībā uz fizisko personu, kas, iespējams, ir atbildīga par pārkāpumu, saskaņā ar Direktīvu 2016/679/EK³⁶ (VDAR).

³⁶ Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula).

Brīdināšanas procedūras jādara pieejamas visiem iestādes darbiniekiem.

Informācija, ko darbinieki snieguši saskaņā ar brīdināšanas procedūrām, attiecīgā gadījumā ir jānodod vadības struktūrai un citām atbildīgajām struktūrām, kas definētas iekšējās brīdināšanas politikā. Ja to pieprasa darbinieks, kurš ziņojis par pārkāpumu, informācija vadības struktūrai un citām atbildīgajām struktūrām jānodod anonimizētā veidā. Iestādes var arī nodrošināt ziņošanas procesu, kas ļauj iesniegt informāciju anonīmi.

Iestādēm jānodrošina, lai persona, kas ziņojusi par pārkāpumu, tiktu pienācīgi aizsargāta pret jebkuru negatīvu ietekmēšanu, piemēram, atriebību, diskrimināciju vai cita veida netaisnu attieksmi. Iestādei jānodrošina, lai neviena tās kontrolē esoša persona neiesaistītos par pārkāpumu ziņojušās personas vajāšanā, un jāveic atbilstoši pasākumi pret tiem, kuri ir vainīgi jebkādā šādā vajāšanā.

Iestādēm arī jāaizsargā ziņojušās personas pret jebkurām negatīvām sekām gadījumos, kad izmeklēšana neatrod pierādījumus, kas pamatotu pasākumu veikšanu pret minēto personu. Ja šādi pasākumi tiek veikti, iestādēm tie jāveic tādā veidā, lai aizsargātu attiecīgo personu pret netiešām negatīvām sekām, kas pārsniedz veiktā pasākuma mērķi.

Jo īpaši iekšējām brīdināšanas procedūrām:

• a. vajadzētu būt dokumentētām (piemēram, personāla rokasgrāmatās);
• b. būtu jāparedz skaidri noteikumi, kas nodrošina informācijas par ziņošanu, paziņotajām personām un pārkāpumu konfidenciālu apstrādi saskaņā ar Direktīvu 95/2016/EK, ja vien tās izpaušana nav paredzēta valsts tiesību aktos saistībā ar papildu izmeklēšanu vai turpmākiem tiesas procesiem;
• c. būtu jāaizsargā personas, kuras pauž bažas, pret vajāšanu par paziņojamu pārkāpumu izpaušanu;
• d. būtu jānodrošina, lai paziņotie potenciālie vai faktiskie pārkāpumi tiktu izvērtēti un paziņoti tālāk, tostarp attiecīgā gadījumā — attiecīgai kompetentai iestādei vai tiesībaizsardzības iestādei;
• e. ja iespējams, būtu jānodrošina, lai personai, kura brīdinājusi par potenciālu vai faktisku pārkāpumu, tiktu sniegts apstiprinājums par informācijas saņemšanu;
• f. būtu jānodrošina paziņotā pārkāpuma izmeklēšanas rezultātu izsekošana; un
• g. būtu jānodrošina pienācīga reģistrēšana.