13 Belső figyelmeztetési eljárások

Az intézményeknek megfelelő belső figyelmeztetési politikákat és eljárásokat kell bevezetniük és fenntartaniuk, hogy a munkatársak egy meghatározott, független és önálló csatornán keresztül jelenthessék a jogszabályi vagy belső előírások potenciális vagy tényleges megsértését, beleértve többek között az 575/2013/EU rendeletben leírtakat, valamint a 2013/36/EU irányelvet átültető nemzeti rendelkezéseket, illetve a belső irányítási rendszereket. Nem fontos, hogy a bejelentő munkatárs tudja bizonyítani a jogsértést, azonban kellő szintű bizonyossággal kell rendelkeznie, amely elegendő okot ad egy vizsgálat elindítására. Az intézményeknek megfelelő folyamatokat és eljárásokat is be kell vezetniük annak biztosítása érdekében, hogy megfeleljenek az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről szóló, 2019. október 23 - i (EU) 2019/1937 európai parlamenti és tanácsi irányelv nemzeti szintű végrehajtásával kapcsolatos kötelezettségeiknek.

Az összeférhetetlenség elkerülése érdekében a munkatársak számára lehetővé kell tenni, hogy a szokásos jelentési útvonalakon kívül is (azaz a megfelelési részlegen, a belső ellenőrzési részlegen vagy egy független belső visszaélés - bejelentési eljáráson keresztül) bejelenthessék a szabálytalanságokat. A figyelmeztetési eljárásoknak az (EU) 2016/679 rendelettel (általános adatvédelmi rendelet)³⁶ összhangban gondoskodniuk kell a személyes adatok védelméről mind a jogsértést bejelentő személy, mind pedig a jogsértésért feltehetően felelős természetes személy vonatkozásában.

³⁶ Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet).

A figyelmeztetési eljárásokat egy adott intézményen belül minden munkatárs számára elérhetővé kell tenni.

A munkatársak által a figyelmeztetési eljárások révén nyújtott információkat adott esetben a vezető testület és a belső figyelmeztetési politikában meghatározott egyéb felelős részlegek rendelkezésére kell bocsátani. Ha a jogsértést bejelentő munkatárs kéri, az információkat anonim módon kell a vezető testület és az egyéb felelős részlegek rendelkezésére bocsátani. Az intézmények rendelkezhetnek olyan visszaélés - bejelentési eljárással, amely lehetővé teszi az információ anonim módon történő nyújtását.

Az intézményeknek biztosítaniuk kell, hogy a jogsértést bejelentő személyt bármely negatív hatástól, pl. megtorlástól, diszkriminációtól vagy a tisztességtelen bánásmód egyéb formáitól megvédjék. Az intézménynek biztosítania kell, hogy az intézmény hatáskörébe tartozó személyek ne viktimizálhassák a jogsértést bejelentő személyt, és megfelelő intézkedéseket kell hozni azokkal szemben, akik e viktimizációt elkövették.

Az intézményeknek továbbá meg kell védeniük a bejelentés tárgyát képező személyeket az esetleges negatív hatásoktól abban az esetben, ha a vizsgálat során nem találnak olyan bizonyítékot, amely indokolhatná az érintett személlyel szemben hozott intézkedéseket. Ha sor kerül ilyen intézkedésekre, az intézménynek úgy kell meghoznia azokat, hogy közben igyekezzen megvédeni az érintett személyt azoktól a nem szándékos negatív hatásoktól, amelyek a hozott intézkedés célját meghaladják.

A belső figyelmeztetési folyamatokat különösen:

• a. dokumentálni kell (pl. személyzeti kézikönyv);
• b. egyértelmű szabályokat kell tartalmazniuk, amelyek biztosítják, hogy a bejelentő és a jelentés tárgyát képező személyekre, valamint a jogsértésre vonatkozó információkat az (EU) 2016/679 rendelettel összhangban bizalmasan kezelik, kivéve akkor, ha a nyilvánosságra hozatalt a nemzeti jog a további vizsgálatok vagy az azt követő bírósági eljárás összefüggésében előírja;
• c. megvédik az aggályaikat megfogalmazó személyeket attól, hogy a bejelenthető jogsértések feltárása miatt áldozattá váljanak;
• d. biztosítják, hogy a bejelentett potenciális vagy tényleges jogsértéseket értékeljék és továbbítsák, adott esetben a releváns illetékes hatóság vagy bűnüldöző szerv felé;
• e. biztosítják, hogy adott esetben a potenciális vagy tényleges jogsértés bejelentő munkatárs részére megerősítést küldjenek az információ beérkezéséről;
• f. biztosítják a bejelentett jogsértéssel kapcsolatos vizsgálat eredményének nyomon követését; továbbá
• g. biztosítják a megfelelő nyilvántartás vezetését.