13 Interna förfaranden för uppgiftslämning

Vid ett lån till en ledamot i ledningsorganet eller en ledamots närstående part som överstiger 200 000 euro bör instituten på begäran kunna tillhandahålla följande ytterligare information till den behöriga myndigheten:

• a. Procentandelen för lånet och procentandelen för summan av alla utestående lånebelopp till samma gäldenär jämfört med
• i. summan av dess primärkapital och sekundärkapital samt
• ii. institutets kärnprimärkapital,
• b. huruvida lånet utgör en del av en större exponering³⁵ samt
• c. den relativa vikten av den sammanlagda summan av alla utestående lånebelopp till samma gäldenär, beräknad som en procentandel genom att det sammanlagda utestående beloppet delas med det sammanlagda beloppet på alla utestående lån till ledningsorganets ledamöter och deras närstående parter.

³⁵ Se även del IV av förordning (EU) nr 575/2013, särskilt artikel 392.

Instituten bör inrätta och upprätthålla lämpliga policyer för uppgiftslämning och förfaranden för att personalen, via en särskild, oberoende och självständig kanal, ska kunna rapportera överträdelser av lagar och regler eller av interna krav, inbegripet men inte begränsat till kraven i förordning (EU) nr 575/2013 och nationella bestämmelser om införlivande av direktiv 2013/36/EU samt krav som ställs enligt interna styrformer. Personalen ska inte behöva ha bevis för en överträdelse för att kunna rapportera den, men den som rapporterar bör vara tillräckligt säker på uppgiften för att det ska finnas tillräckliga skäl att inleda en utredning. Instituten bör även genomföra lämpliga processer och förfaranden som säkerställer att de fullgör sina skyldigheter i enlighet med det nationella införlivandet av Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2019/1937 av den 23 oktober 2019 om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten.

För att undvika intressekonflikter bör personalen ha möjlighet att rapportera överträdelser utanför de vanliga rapporteringsvägarna (till exempel genom efterlevnadsfunktionen, internrevisionsfunktionen eller ett oberoende internt förfarande för visselblåsning). Förfarandena för uppgiftslämning bör säkerställa att personuppgifterna skyddas, både för den person som rapporterar överträdelsen och den fysiska person som påstås vara ansvarig för EBA Regular Use

överträdelsen, i enlighet med förordning nr 2016/679/EG³⁶ (den allmänna dataskyddsförordningen).

³⁶ Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (den allmänna dataskyddsförordningen).

Förfarandena för uppgiftslämning bör kunna användas av all personal vid institutet.

Uppgifter som personalen lämnat enligt förfarandena för uppgiftslämning bör, om det är lämpligt, göras tillgängliga för ledningsorganet och andra ansvariga funktioner som definierats i den interna policyn om uppgiftslämning. När den person i personalen som rapporterar en överträdelse så önskar bör uppgifterna anonymiseras innan de vidarebefordras till ledningsorganet och andra ansvariga funktioner. Instituten kan även välja att inrätta ett förfarande för visselblåsning som medger att uppgifterna lämnas in i anonymiserad form.

Instituten bör säkerställa att den som rapporterar överträdelsen skyddas från alla eventuella negativa följder såsom repressalier, diskriminering och andra former av orättvis behandling. Institutet bör säkerställa att ingen person som står under institutets kontroll utsätter en person som rapporterat en överträdelse för bestraffning eller diskriminering och bör om så sker vidta lämpliga åtgärder mot de ansvariga.

Instituten bör även skydda personer som är föremål för rapportering från negativa följder om inga bevis som motiverar åtgärder mot personen framkommer under utredningen. Om åtgärder vidtas bör det göras på ett sätt som syftar till att skydda den berörda personen från oavsiktliga negativa effekter som går utöver avsikten med åtgärderna.