13 Procedure interne di segnalazione

Gli enti dovrebbero adottare e mantenere adeguate politiche e procedure interne di segnalazione rivolte al personale, allo scopo di comunicare violazioni reali o potenziali dei requisiti normativi o interni, compresi, tra l’altro, quelli stabiliti nel regolamento (UE)

• n. 575/2013 e nelle disposizioni nazionali che recepiscono la direttiva 2013/36/UE, oppure nei dispositivi di governance interna, avvalendosi di uno specifico canale indipendente e autonomo. Il personale segnalante non è tenuto a dimostrare la violazione; tuttavia, dovrebbe possedere un livello di certezza tale da fornire un motivo sufficiente per aprire un’indagine. Gli enti dovrebbero inoltre attuare processi e procedure adeguati che garantiscano il rispetto degli obblighi derivanti dal recepimento nella legislazione nazionale della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.

Al fine di evitare conflitti di interesse, il personale dovrebbe poter segnalare violazioni al di fuori delle tradizionali linee di segnalazione (ad es. per il tramite della funzione di conformità

• o della funzione di audit interno o mediante una procedura interna di denuncia di irregolarità). Le procedure di segnalazione dovrebbero garantire la protezione dei dati personali sia della persona fisica che segnala la violazione sia della persona fisica sospettata di essere responsabile della violazione, in conformità del regolamento (UE) 2016/679 (³⁶ ) o regolamento generale sulla protezione dei dati.

Le procedure di segnalazione dovrebbero essere accessibili a tutto il personale dell’ente.

(³⁵ ) Cfr. anche la parte IV del regolamento (UE) n. 575/2013, in particolare l’articolo 392. (³⁶ ) Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE.

Le informazioni fornite dal personale mediante le procedure di segnalazione dovrebbero, se del caso, essere messe a disposizione dell’organo di gestione e di altre funzioni responsabili definite nella politica interna di segnalazione. Laddove richiesto dal personale che segnala la violazione, le informazioni dovrebbero essere fornite all’organo di gestione e ad altre funzioni responsabili in forma anonima. Gli enti possono anche prevedere una procedura di denuncia di irregolarità che consenta di trasmettere le informazioni in forma anonima.

Gli enti dovrebbero garantire che la persona che segnala la violazione sia adeguatamente protetta da eventuali ripercussioni negative, come ritorsioni, discriminazioni o altri tipi di trattamento iniquo. L’ente dovrebbe garantire che nessuna persona sotto il suo controllo operi atti di vittimizzazione nei confronti di una persona che ha segnalato una violazione e dovrebbe adottare misure appropriate contro i responsabili di tali atti.

Gli enti dovrebbero inoltre proteggere da eventuali ripercussioni negative le persone segnalate nel caso in cui dall’indagine non emergano prove che giustifichino l’adozione di provvedimenti nei loro confronti. Qualora siano adottate misure, l’ente dovrebbe farlo in modo da mirare a proteggere la persona in questione da effetti negativi involontari che vadano oltre l’obiettivo dei provvedimenti adottati.

In particolare, le procedure interne di segnalazione dovrebbero:

• a. essere documentate (ad es. nel manuale del personale);
• b. fornire regole chiare atte a garantire che le informazioni sulla segnalazione e sulle persone segnalate e sulla violazione siano trattate in modo riservato, in conformità del regolamento (UE) 2016/679, salvo che tale comunicazione sia richiesta dalla normativa nazionale nel contesto di ulteriori indagini o di successivi procedimenti giudiziari;
• c. proteggere la persona che esprime il timore di divenire oggetto di atti di vittimizzazione per aver comunicato violazioni soggette a segnalazione;
• d. garantire che le violazioni potenziali o reali notificate siano valutate e segnalate anche, se del caso, all’autorità competente o all’organismo deputato all’applicazione della legge;
• e. garantire, laddove possibile, che sia fornita conferma della ricezione delle informazioni al personale che ha notificato violazioni potenziali o reali;
• f. garantire il monitoraggio dell’esito dell’indagine sulla violazione segnalata;
• g. garantire la tenuta di un apposito registro.