16 Gennemførelse af rammerne for intern kontrol

Et instituts ramme for intern kontrol bør sikre:

• a. effektive operationer
• b. forsigtig forretningsadfærd
• c. tilstrækkelig identifikation, måling og afhjælpning af risici
• d. pålideligheden af indberettede finansielle og ikke-finansielle oplysninger, både internt og eksternt
• e. en forsvarlig administrativ og regnskabsmæssig praksis og
• f. overholdelse af love, forskrifter, tilsynskrav og instituttets interne politikker, processer, regler og beslutninger.

Ledelsesorganet bør være ansvarligt for at fastslå og overvåge, om rammen for og processerne og mekanismerne i forbindelse med den interne kontrol er hensigtsmæssige og effektive, og for at føre tilsyn med alle forretningsområder og interne enheder, herunder interne kontrolfunktioner (såsom risikostyring, compliance, AML/CFT-compliance, hvis disse er adskilt fra compliancefunktionen, og den interne revisionsfunktion). Institutterne bør fastlægge, opretholde og regelmæssigt ajourføre hensigtsmæssige skriftlige politikker, mekanismer og procedurer for den interne kontrol, som bør godkendes af ledelsesorganet.

Et institut bør have en klar, gennemsigtig og dokumenteret beslutningsproces og en klar fordeling af ansvar og beføjelser inden for sin ramme for intern kontrol, herunder dets forretningsområder, interne enheder og interne kontrolfunktioner.

Institutterne bør kommunikere disse politikker, mekanismer og procedurer til alle medarbejdere og hver gang, der er foretaget væsentlige ændringer.

Ved gennemførelsen af rammen for intern kontrol bør institutterne sørge for en tilstrækkelig funktionsadskillelse — f.eks. ved at overlade modstridende aktiviteter inden for behandlingen af transaktioner eller ved levering af tjenesteydelser til forskellige personer eller overdrage tilsyns- og indberetningsansvar for modstridende aktiviteter til forskellige personer — og etablere informationsbarrierer, f.eks. gennem fysisk adskillelse af visse afdelinger.

De interne kontrolfunktioner bør kontrollere, at de politikker, mekanismer og procedurer, der er fastsat i rammen for intern kontrol, gennemføres korrekt på deres respektive kompetenceområder.