16 Implementarea unui cadru de control intern

Organul de conducere trebuie să fie responsabil pentru stabilirea și monitorizarea adecvării și a eficacității cadrului, proceselor și mecanismelor de control intern, precum și pentru supravegherea tuturor liniilor de activitate și a unităților operaționale, inclusiv a funcțiilor de control intern (precum funcția de administrare a riscurilor, funcția de conformit ate , funcția de asigurare a conformității cu cerințele privind combaterea spălării bani lor și combaterea finanțării terorismului, în cazul în care este separată de funcția de conformit ate , și funcțiile de audit intern). Instituțiile trebuie să stabilească, să mențină și să actualizeze în mod regulat politici, mecanisme și proceduri de control intern scrise adecvate care să fie aprobate de către organul de conducere.

O instituție trebuie să asigure un proces decizional clar, transparent și doc umentat, precum și o repartizare clară a responsabilităților și a autorității în cadrul său de control intern, inclusiv la nivelul liniilor sale de activitate, al unităților operaționale și al funcțiilor de control intern.

Instituțiile trebuie să comunice respectivele politici, mecanisme și proceduri tuturor angajaților și de fiecare dată când au fost aduse modificări semnificative.

Atunci când pun în aplicare cadrul de control intern, instituțiile trebuie să stabilească segregarea adecvată a sarcinilor, de exemplu să încredințeze unor persoane diferite activitățile contradictorii din cadrul prelucrării tranzacțiilor sau al prestării de servicii sau să încredințeze unor persoane diferite responsabilități de supraveghere și de raportare pentru activități contradictorii, precum și să stabilească bariere informaționale, de exemplu prin separarea fizică a anumitor departamente.

Funcțiile de control intern trebuie să verifice dacă politicile, mecanismele și procedurile prevăzute în cadrul de control intern sunt puse în aplicare în mod corect în domeniile lor respective de competență.

Funcțiile de control intern trebuie să transmită periodic organului de conducere rapoarte scrise cu privire la deficiențele majore identificate. Aceste rapoarte trebuie să cuprindă, pentru fiecare deficiență majoră nou identificată, riscurile relevante aferente, o evaluare a impactului, recomandări și măsurile de remediere care trebuie adoptate. Organul de conducere trebuie să monitorizeze constatările personalului cu funcții de control intern în timp util și în mod eficace și să solicite acțiuni de remediere adecvate. Trebuie să se instituie

• o procedură oficială de monitorizare cu privire la constatări și la măsurile de remediere adoptate.