16 Genomförande av ett ramverk för internkontroll

Institutets ramverk för internkontroll bör säkerställa

• a. ändamålsenlig och effektiv drift,
• b. verksamhet som bedrivs på ett ansvarsfullt sätt,
• c. tillräcklig identifiering, mätning och minskning av riskerna,
• d. tillförlitlig rapportering av både finansiell och icke-finansiell information, såväl internt som externt,
• e. sunda administrations- och redovisningsförfaranden samt
• f. efterlevnad av lagar, förordningar, tillsynskrav och institutets interna policyer, processer, regler och beslut.

Ledningsorganet bör vara ansvarigt för att inrätta ett ramverk, processer och mekanismer för internkontroll, övervaka att dessa fungerar tillfredsställande och effektivt samt ha uppsikt EBA Regular Use

över alla affärsområden och interna enheter, inbegripet interna kontrollfunktioner (såsom riskhanterings- och efterlevnadsfunktionen, efterlevnadsfunktionen i frågor om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, om den är åtskild från efterlevnadsfunktionen, samt internrevisionsfunktionen). Instituten bör inrätta, upprätthålla och regelbundet uppdatera lämpliga skriftliga policyer, mekanismer och förfaranden för internkontroll som bör godkännas av ledningsorganet.

Ett institut bör inom ramverket för internkontroll ha en tydlig, transparent och dokumenterad process för beslutsfattande och en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter som omfattar dess affärsområden, interna enheter och interna kontrollfunktioner.

Instituten bör informera all personal om dessa policyer, mekanismer och förfaranden, samt informera varje gång väsentliga förändringar av dessa har gjorts.

Vid genomförandet av ramverket för internkontroll bör instituten säkerställa en tillräcklig åtskillnad mellan arbetsuppgifterna – till exempel genom att anförtro verksamheter inom transaktionskedjan eller i fråga om tjänster som kan innebära en intressekonflikt till olika personer eller genom att anförtro övervakningen och rapporteringen av sådana verksamheter till olika personer – och upprätta informationsbarriärer, t.ex. genom en fysisk åtskillnad mellan vissa avdelningar.

De interna kontrollfunktionerna bör kontrollera att de policyer, mekanismer och förfaranden som fastställs i ramverket för internkontroll genomförs på ett korrekt sätt inom deras respektive kompetensområden.