16 Vidaus kontrolės sistemos įgyvendinimas

Valdymo organas turėtų atsakyti už vidaus kontrolės sistemos, procesų ir mechanizmų sukūrimą bei jų tinkamumo ir veiksmingumo stebėseną, taip pat už visų verslo linijų ir vidaus padalinių, įskaitant vidaus kontrolės funkcijas (pvz., rizikos valdymo, atitikties užtikrinimo, kovos su pinigų plovimu ir teroristų finansavimu reikalavimų atitikties užtikrinimo (jei tai atskira kontrolės funkcija) ir vidaus audito funkcijas), priežiūrą. Įstaigos turėtų rengti, rūpintis ir reguliariai atnaujinti tinkamą rašytinę vidaus kontrolės politiką, mechanizmus ir procedūras, jas turėtų tvirtinti valdymo organas.

Įstaigoje turėtų būti nustatytas aiškus, skaidrus ir dokumentais įformintas sprendimų priėmimo procesas ir aiškus atsakomybės ir įgaliojimų paskirstymas vidaus kontrolės sistemoje, įskaitant įstaigos verslo linijas, vidaus padalinius ir vidaus kontrolės funkcijų vykdytojus.

Įstaigos turėtų skelbti šią politiką, mechanizmus ir procedūras visiems darbuotojams kiekvieną sykį, kai padaryta svarbių pakeitimų.

Įgyvendindamos vidaus kontrolės sistemą, įstaigos turėtų tinkamai atskirti pareigas, pvz., skirtingiems asmenims patikėdamos nesuderinamą veiklą sandorių tvarkymo ar paslaugų teikimo srityje arba skirtingiems asmenims patikėdamos priežiūros ir ataskaitų teikimo pareigas nesuderinamose veiklos srityse, taip pat jos turėtų sukurti informacijos kliūtis, pvz., fiziškai atskirdamos tam tikrus departamentus.

Vidaus kontrolės funkcijų vykdytojai turėtų tikrinti, ar vidaus kontrolės sistemoje nustatyta politika, mechanizmai ir procedūros tinkamai įgyvendinami atitinkamose jų kompetencijos srityse.

Vidaus kontrolės funkcijų vykdytojai turėtų reguliariai teikti valdymo organui rašytines ataskaitas dėl pagrindinių nustatytų trūkumų. Ataskaitose dėl kiekvieno svarbaus naujai nustatyto trūkumo turėtų būti apibūdinta su juo susijusi rizika, poveikio vertinimas, rekomendacijos ir taisomosios priemonės, kurių reikėtų imtis. Valdymo organas turėtų laiku ir veiksmingai stebėti vidaus kontrolės funkcijų vykdytojų nustatytus faktus ir reikalauti imtis reikiamų taisomųjų veiksmų. Turėtų būti įdiegta oficiali su nustatytais faktais ir taisomosiomis priemonėmis susijusi procedūra.