16 Belsőkontroll - keretrendszer megvalósítása

A vezető testület felel a belsőkontroll - keretrendszer, az eljárások és mechanizmusok létrehozásáért, valamint megfelelő jellegük és eredményességük nyomon követéséért, továbbá az összes üzletág és belső egység felügyeletéért, a belsőkontroll - részlegeket is beleértve (mind például a kockázatkezelési és megfelelési részlegek, az AML/CFT megfelelési részleg, amennyiben elkülönül a megfelelési részlegtől, valamint a belső ellenőrzési részlegek). Az intézményeknek létre kell hozniuk, fenn kell tartaniuk és rendszeresen frissíteniük kell a megfelelő írásos belsőkontroll - politikáikat, mechanizmusaikat és eljárásaikat, amelyeket a vezető testületnek kell jóváhagynia.

Az intézménynek világos, átlátható és dokumentált döntéshozatali folyamattal, valamint a felelősségi körök és hatáskörök egyértelmű szétválasztásával kell rendelkeznie a belsőkontroll - keretrendszerén belül, beleértve az üzletágakat, belső szervezeti egységeket és belsőkontroll - részlegeket.

Az intézményeknek e politikákat, mechanizmusokat és eljárásokat kommunikálniuk kell az összes munkatárs felé, beleértve a lényeges változtatásokat is.

A belsőkontroll - keretrendszer megvalósításakor az intézményeknek a feladatokat egyértelműen el kell különíteniük egymástól – pl. az ügyletek feldolgozása vagy szolgáltatások nyújtása során az egymással ütköző tevékenységeket más - más személyre kell bízni, illetve az egymással ütköző tevékenységekkel kapcsolatos felügyeleti és jelentéstételi feladatokat is más - más személyre kell bízni – , és információs korlátok kell felállítani, pl. egyes üzletágak vagy szervezeti egységek fizikai szétválasztása révén.

A belsőkontroll - részlegeknek ellenőrizniük kell, hogy a belsőkontroll - keretrendszerben meghatározott politikákat, mechanizmusokat és eljárásokat megfelelően végrehajtják - e az egyes illetékességi területeken.

A megállapított fontosabb hiányosságokról a belsőkontroll - részlegeknek rendszeresen írásos jelentéseket kell benyújtaniuk a vezető testülethez. E jelentések minden egyes újonnan megállapított fontosabb hiányosságnál tartalmazzák az érintett kockázatokat, egy hatásvizsgálatot, ajánlásokat és a meghozandó kiigazító intézkedéseket. A vezető testületnek időben és hatékony módon figyelemmel kell kísérnie a belsőkontroll - részlegek megállapításait, és elő kell írnia a megfelelő korrekciós intézkedések meghozatalát. A megállapításokkal és a kiigazító intézkedésekkel kapcsolatban hivatalos nyomon követési eljárást kell bevezetni.