16 Implementação de um quadro de controlo interno

O órgão de administração é responsável pelo estabelecimento e monitorização da adequação e eficácia dos processos, mecanismos e quadro de controlo interno, bem como pela supervisão de todas as áreas de negócio e unidades internas, incluindo as funções de controlo interno (tais como as funções de gestão de riscos, conformidade, controlo do cumprimento em matéria de combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo, sempre que esta função esteja segregada da função de conformidade, e de auditoria interna). As instituições estabelecem, mantêm e atualizam regularmente, procedimentos, mecanismos e políticas de controlo interno, por escrito, que são aprovados pelo órgão de administração.

As instituições asseguram a existência de um processo de tomada de decisão claro, transparente e documentado e de uma clara alocação de responsabilidades e de autoridade no âmbito do seu quadro de controlo interno, incluindo as suas áreas de negócio, unidades internas e funções de controlo interno.

As instituições devem comunicar esses mecanismos, procedimentos e políticas a todos os membros do pessoal e sempre que sejam efetuadas alterações materiais.

Quando implementam o quadro de controlo interno, as instituições estabelecem uma adequada segregação de funções (p. ex., atribuir a pessoas diferentes as atividades que suscitam conflitos de interesses na cadeia de processamento de operações ou de prestação de serviços, ou as responsabilidades de supervisão e de reporte referentes a essas atividades) e barreiras à informação (p. ex., através da segregação física de alguns departamentos).

As funções de controlo interno verificam se as políticas, os mecanismos e os procedimentos estabelecidos no quadro de controlo interno são corretamente implementados nas respetivas áreas de competência.

As funções de controlo interno apresentam ao órgão de administração relatórios periódicos, por escrito, sobre as principais deficiências identificadas. Esses relatórios devem incluir, para cada nova deficiência importante identificada, os riscos relevantes envolvidos, uma avaliação do seu impacto, recomendações e medidas corretivas a serem tomadas. O órgão de administração dá seguimento às deficiências identificadas pelas funções de controlo interno de forma eficaz e atempada e exige a adoção de medidas corretivas adequadas. Deve ser adotado um procedimento formal de seguimento das deficiências identificadas e das medidas corretivas adotadas.