16 Vykonávanie rámca vnútornej kontroly

Riadiaci orgán má byť zodpovedný za zavedenie a monitorovanie primeranosti a účinnosti rámca, procesov a mechanizmov vnútornej kontroly a za dohľad nad všetkými obchodnými líniami a vnútornými útvarmi vrátane funkcií vnútornej kontroly (ako sú riadenie rizík, dodržiavanie súladu, dodržiavanie predpisov v oblasti boja proti praniu špinavých peňazí/financovaniu terorizmu, pokiaľ sú odlišné od funkcie dodržiavania súladu, a funkcie vnútorného auditu). Inštitúcie majú zavádzať, udržiavať a pravidelne aktualizovať primerané písomné politiky, mechanizmy a postupy vnútornej kontroly, ktoré by mal schváliť riadiaci orgán.

Inštitúcia má mať jasný, transparentný a zdokumentovaný proces rozhodovania a jasné rozdelenie zodpovednosti a právomoci v rámci vnútornej kontroly vrátane jej obchodných línií, vnútorných útvarov a funkcií vnútornej kontroly.

Inštitúcie majú tieto politiky, mechanizmy a postupy oznamovať všetkým zamestnancom a vždy, keď dôjde k významným zmenám.

Pri zavádzaní rámca vnútornej kontroly inštitúcie majú zaviesť primerané rozdelenie povinností, napr. zverenie konfliktných činností v rámci spracúvania transakcií alebo pri poskytovaní služieb rôznym osobám, alebo zverenie zodpovednosti v oblasti dohľadu a podávania správ za konfliktné činnosti rôznym osobám. Mali by aj vytvoriť informačné bariéry napr. prostredníctvom fyzického oddelenia určitých oddelení.

Funkcie vnútornej kontroly majú overovať, či sú politiky, mechanizmy a postupy stanovené v rámci vnútornej kontroly správne vykonávané v ich príslušných oblastiach pôsobnosti.

Funkcie vnútornej kontroly majú riadiacemu orgánu pravidelne predkladať písomné správy

• o závažných zistených nedostatkoch. Tieto správy by pre každý nový zistený závažný nedostatok mali obsahovať príslušné riziká, posúdenie vplyvu, odporúčania a nápravné opatrenia, ktoré sa majú prijať. Riadiaci orgán by mal včas a účinne sledovať zistenia interných kontrolných útvarov a požadovať primerané nápravné opatrenia. Mal by sa zaviesť formálny následný postup týkajúci sa zistení a prijatých nápravných opatrení.