16 Sisäisen valvontajärjestelmän täytäntöönpano

Ylimmän hallintoelimen tulee olla vastuussa sisäisen valvontajärjestelmän sekä sisäisten valvontamenettelyjen ja -mekanismien luomisesta ja niiden riittävyyden ja vaikuttavuuden seurannasta sekä kaikkien liiketoiminta-alueiden ja sisäisten yksiköiden valvonnasta, mukaan lukien sisäisten valvontatoimintojen (kuten riskienhallinnan, säännösten noudattamisen valvonnan ja sisäisen tarkastuksen toiminnot sekä mahdollinen erillinen rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevien säännösten noudattamista valvova toiminto) valvonta. Laitosten tulee laatia asianmukaiset kirjalliset sisäisen valvonnan käytännöt, mekanismit ja menettelyt sekä ylläpitää ja päivittää niitä säännöllisesti. Periaatteiden tulee olla ylimmän hallintoelimen hyväksymiä.

Laitoksella tulee olla selkeä, avoin ja dokumentoitu päätöksentekomenettely ja selkeä vastuunjako ja toimivalta sisäisessä valvontajärjestelmässään, joka kattaa sen liiketoiminta-alueet, sisäiset yksiköt ja sisäiset valvontatoiminnot.

Laitosten tulee tiedottaa käytännöistään, mekanismeistaan ja menettelyistään koko henkilöstölle ja joka kerta, kun niihin on tehty olennaisia muutoksia.

Pannessaan täytäntöön sisäistä valvontajärjestelmää laitosten tulee varmistaa tehtävien asianmukainen erillään pitäminen – esimerkiksi antamalla liiketoimien käsittelyssä tai palveluiden tarjoamisessa keskenään ristiriidassa olevat tehtävät eri henkilöille tai antamalla ristiriidassa olevien tehtävien valvontaa ja raportointia koskevat velvollisuudet eri henkilöille

• – sekä asettaa esteitä tiedonkululle esimerkiksi erottamalla tietyt osastot toisistaan fyysisesti.

Sisäisten valvontatoimintojen tulee tarkistaa, että sisäisessä valvontajärjestelmässä määritetyt käytännöt, mekanismit ja menettelyt pannaan täytäntöön oikealla tavalla niiden toimivaltuuksiin kuuluvilla osa-alueilla.

Sisäisten valvontatoimintojen on toimitettava ylimmälle hallintoelimelle säännöllisesti kirjallisia raportteja havaitsemistaan keskeisistä puutteista. Näiden raporttien tulee sisältää kunkin uuden havaitun puutteen osalta siihen liittyvät keskeiset riskit, vaikutusten arviointi, suositukset ja suoritettavat korjaavat toimenpiteet. Ylimmän hallintoelimen on suoritettava sisäisten valvontatoimintojen havaintojen pohjalta oikea-aikaista ja tehokasta seurantaa ja vaadittava asianmukaisia korjaavia toimia. Havaintoja ja suoritettuja korjaavia toimenpiteitä varten on luotava muodollinen seurantamenettely.