16 Izvajanje ureditve notranjih kontrol

Upravljalni organ bi moral biti odgovoren za vzpostavitev in spremljanje ustreznosti in učinkovitosti ureditve, postopkov in mehanizmov notranjih kontrol ter za nadzor vseh poslovnih področij in notranjih enot, vključno s funkcijami notranj ih kontrol (na primer upravljanje tveganj, spremljanje skladnosti poslovanja, skladnost s predpisi na po dročju preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma, kjer je to ločeno od funkcije spremljanja skladnosti poslovanja, in funkcije notranje revizije). Institucije bi morale vzpostaviti , vzdrževati in redno posodabljati pisne politike, mehanizme in postopke notranjih kontrol, ki bi jih moral odobriti upravljalni organ.

Institucija bi morala imeti vzpostavljen jasen, pregleden in dokumentiran postopek odločanja ter jasno razdelitev odgovornosti in pooblastil v ureditvi notranjih kontrol, vključno s p oslovnimi področji, notranjimi enotami in funkcijami notranj ih kontrol.

Institucije bi morale o navedenih politikah, mehanizmih in postopkih obvestiti vse zaposlene, in sicer ob vsaki večji spremembi.

Institucije bi morale pri izvajanju ureditve notranjih kontrol vzpostaviti ustrezno ločevanje nalog, na primer tako, da različne zaposlene zadolžijo za izvajanje dejavnosti, ki bi pri obdelavi transakcij ali pri opravljanju storitev sicer povzročile nasprotja interesov, ali tako, da različne zaposlene zadolžijo za nadzor in poročanje o dejavnostih, ki povzročajo nasprotje interesov, ter določiti informacijske pregrade, na primer s fizičnim ločevanjem nekaterih oddelkov.

Funkcije notranjih kontrol bi morale preverjati pravilno izvajanje politik, mehanizmov in postopkov, določenih v okviru notranjih kontrol na ustreznih področjih, za katera so pristojne.

Funkcije notranjih kontrol bi morale upravljalnemu organu redno posredovati pisna poročila o ugotovljenih večjih pomanjkljivostih. Ta poročila bi morala za vsako na novo ugotovljeno večjo pomanjkljivost vključevati relevantna tveganja, oceno vpliva , priporočila in korektivne ukrepe, ki jih je treba sprejeti. Upravljalni organ bi moral na podlagi ugotovitev funkcij notranje kontrole pravočasno in učinkovito ukrepati ter zahtevati primerne popravne ukrepe. Vzpostaviti bi bilo treba formalni postopek za ukrepanje na podlagi ugotovitev in sprejetje korektivnih ukrepov.