16 Iekšējās kontroles sistēmas ieviešana

Vadības struktūrai būtu jāatbild par iekšējās kontroles sistēmas, procesu un mehānismu piemērotības un efektivitātes nodrošināšanu un uzraudzību, kā arī par visu darbības jomu un iekšējo vienību pārraudzību, tostarp iekšējās kontroles funkciju (piemēram, tādu kā riska pārvaldība, darbības atbilstības uzraudzība, nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas / teroristu finansēšanas novēršanas atbilstība, ja tās ir nošķirtas no darbības atbilstības uzraudzības funkcijas, un iekšējās revīzijas funkcijas) uzraudzību. Iestādēm būtu jāizstrādā, jāuztur un regulāri jāatjaunina atbilstošas rakstveida iekšējās kontroles politikas, mehānismi un procedūras, kas jāapstiprina vadības struktūrai.

Iestādei vajadzētu būt skaidram, pārredzamam un dokumentētam lēmumu pieņemšanas procesam un skaidram pienākumu un pilnvaru sadalījumam iekšējās kontroles sistēmā, tostarp darbības jomās, iekšējās vienībās un iekšējās kontroles funkciju struktūrās.

Iestādēm būtu jāinformē par šīm politikām, mehānismiem un procedūrām visi darbinieki, un tas ir jādara katru reizi, kad notiek būtiskas izmaiņas.

Ieviešot iekšējās kontroles sistēmu, iestādēm būtu jānosaka atbilstošs pienākumu nošķīrums — piemēram, uzticot dažādām personām konfliktējošas darbības darījumu apstrādē vai pakalpojumu sniegšanā vai uzticot dažādām personām konfliktējošu darbību uzraudzības un ziņošanas pienākumus, kā arī izveidojot informācijas barjeras, piemēram, fiziski nošķirot noteiktas nodaļas.

iekšējās kontroles funkciju struktūrām to attiecīgajās kompetences jomās būtu jāpārbauda, vai iekšējās kontroles sistēmā izstrādātās politikas, mehānismi un procedūras tiek pareizi ieviestas.

iekšējās kontroles funkciju struktūrām būtu regulāri jāiesniedz vadības struktūrai rakstveida ziņojumi par apzinātajiem būtiskajiem trūkumiem. Šajos ziņojumos attiecībā uz katru jaunu konstatēto būtisko trūkumu jānorāda attiecīgie saistītie riski, ietekmes novērtējums, ieteikumi un korektīvie pasākumi. Vadības struktūrai savlaicīgi un efektīvi jāpārliecinās par iekšējās kontroles funkciju konstatējumiem un jāpieprasa piemērotas korektīvas darbības. Jāizveido formāla pārraudzības procedūra attiecībā uz konstatējumiem un veiktajiem korektīvajiem pasākumiem.