16 Provedba okvira unutarnje kontrole

Upravljačko tijelo treba biti odgovorno za uspostavu i praćenje prikladnosti i učinkovitosti okvira, postupaka i mehanizama unutarnje kontrole te za nadzor svih poslovnih linija i unutarnjih jedinica, uključujući kontrolne funkcije (kao što su funkcija upr avljanja rizicima, funkcija praćenja usklađenosti, uključujući funkciju praćenja usklađenosti u području sprječavanja pranja novca i financiranja terorizma ako je odvojena od funkcije praćenja usklađenosti, i funkciju unutarnje revizije). Institucije trebaju uspostaviti, održavati i redovito ažurirati prikladne pisane politike, mehanizme i postupke unutarnje kontrole koje treba odobriti upravljačko tijelo.

Institucija treba imati jasan, transparentan i dokumentiran postupak odlučivanja te jasnu raspodjelu o dgovornosti i ovlasti unutar okvira unutarnje kontrole, uključujući njezine poslovne linije, unutarnje jedinice i kontrolne funkcije.

Institucije trebaju obavijestiti sve radnike o tim politikama, mehanizmima i postupcima te svim njihovim značajnim promjen ama.

Pri provedbi okvira unutarnje kontrole institucije trebaju uspostaviti prikladno razgraničavanje dužnosti, npr. povjeravanjem sukobljenih aktivnosti u obradi transakcija ili pružanju usluga različitim osobama ili povjeravanjem nadzornih i izvještajnih odgovornosti za sukobljene aktivnosti različitim osobama, te uspostaviti informacijske prepreke, npr. fizičkim odvajanjem određenih odjela.

Kontrolne funkcije trebaju provjeriti provode li se politike, mehanizmi i postupci utvrđeni okvirom unutarnje kontr ole ispravno u okviru njihovih područja nadležnosti.

Kontrolne funkcije trebaju redovito podnositi upravljačkom tijelu pisana izvješća o većim utvrđenim nedostatcima. Ta izvješća trebaju za svaki veći novoutvrđeni nedostatak uključivati povezane relevantne rizike, procjenu učinka, preporuke i korektivne mjere koje treba poduzeti. Upravljačko tijelo treba pravodobno i učinkovito poduzeti daljnje korake na temelju nalaza kontrolnih funkcija te zahtijevati da se provedu odgovarajuće korektivne radnje. Treba se uspostaviti formalni postupak daljnjeg praćenja na temelju nalaza i poduzetih korektivnih mjera.