16 Mise en œuvre d’un cadre de contrôle interne

L’organe de direction devrait être responsable de la mise en place et de la surveillance de l’adéquation et de l’efficacité du cadre, des procédures et des mécanismes de contrôle interne, ainsi que de la supervision de toutes les lignes d’activité et unités internes, y compris les fonctions de contrôle interne (telles que la fonction de gestion des risques, la fonction de vérification de la conformité, la fonction de vérification de la conformité aux règles de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme si celle-ci est une fonction de contrôle distincte et la fonction d’audit interne). Les établissements devraient mettre en place, maintenir et actualiser régulièrement des politiques, des mécanismes et des procédures de contrôle interne écrits adéquats, qui devraient être approuvés par l’organe de direction.

L’établissement devrait être doté d’un processus de prise de décisions clair, transparent et documenté et prévoir une répartition claire des responsabilités et de l’autorité au sein de son cadre de contrôle interne, y compris ses lignes d’activité, unités internes et fonctions de contrôle interne.

Les établissements devraient communiquer ces politiques, mécanismes et procédures à l’ensemble du personnel et chaque fois que des modifications significatives y sont apportées.

Lorsqu’ils mettent en œuvre le cadre de contrôle interne, les établissements devraient prévoir une séparation appropriée des attributions, par exemple en confiant à des personnes différentes les activités en conflit lors du traitement des transactions ou de la prestation de services ou en confiant à des personnes différentes les responsabilités en matière de surveillance et de déclaration pour les activités en conflit, et mettre en place des barrières pour empêcher la communication de l’information, par exemple par le cloisonnement physique de certains services.

Les fonctions de contrôle interne devraient vérifier que les politiques, mécanismes et procédures énoncés dans le cadre de contrôle interne sont correctement mis en œuvre dans leurs domaines de compétence respectifs.

Les fonctions de contrôle interne devraient régulièrement soumettre des rapports écrits à l’organe de direction concernant les déficiences majeures détectées. Ces rapports devraient inclure, pour toute nouvelle lacune importante détectée, les risques pertinents, une analyse d’impact, des recommandations et des mesures correctives à prendre. L’organe de direction devrait assurer le suivi des constats des fonctions de contrôle interne en temps utile et de manière efficace et exiger des mesures correctives adéquates. Une procédure formelle de suivi des constats et des mesures correctives prises devrait être mise en place.