5.5 Intern kontrolramme og interne kontrolfunktioner

De kompetente myndigheder bør vurdere, om investeringsselskabet har en intern kontrolramme, der er hensigtsmæssig i forhold til arten, omfanget og kompleksiteten af investeringsselskabets aktiviteter, i overensstemmelse med bestemmelserne i EBA's retningslinjer vedrørende intern ledelse. Denne vurdering bør som minimum klarlægge om:

• a. investeringsselskabet gennemfører den interne kontrolramme, som omfatter hele organisationen, herunder ledelsesorganets ansvarsområder og opgaver, og aktiviteterne i alle forretningsområder og interne enheder, herunder interne kontrolfunktioner, outsourcede aktiviteter og distributionskanaler
• b. investeringsselskaberne fastlægger, opretholder og regelmæssigt ajourfører hensigtsmæssige skriftlige politikker, mekanismer og procedurer for den interne kontrol, som bør godkendes af ledelsesorganet
• c. investeringsselskabernes forretningsområder er ansvarlige for at forvalte de risici, de påtager sig under udøvelsen af deres aktiviteter, og har indført kontrolforanstaltninger, der har til formål at sikre overholdelse af interne og eksterne krav
• d. ledelsesorganet er ansvarligt for at fastslå og overvåge, om rammen for og processerne og mekanismerne i forbindelse med den interne kontrol er hensigtsmæssige og effektive, og for at føre tilsyn med alle forretningsområder og interne enheder, herunder interne kontrolfunktioner
• e. investeringsselskabets interne kontrolramme, hvor det er relevant, er tilpasset den særlige karakter af dets virksomhed, dets kompleksitet og de dermed forbundne risici, under hensyntagen til koncernsammenhængen
• f. der er en klar, gennemsigtig og dokumenteret beslutningsproces og en klar fordeling af ansvar og beføjelser inden for investeringsselskabets interne kontrolramme, herunder dets forretningsområder, interne enheder og interne kontrolfunktioner
• g. der sker en udveksling af de nødvendige oplysninger, herunder politikker, mekanismer og procedurer og ajourføringer heraf, på en rettidig måde, der sikrer, at ledelsesorganet, hvert forretningsområde og hver intern enhed, herunder den uafhængige interne kontrolfunktion, kan varetage sine opgaver
• h. de interne kontrolfunktioner regelmæssigt forelægger ledelsesorganet aktuelle, nøjagtige, præcise, omfattende, klare og nyttige skriftlige rapporter om

38 konstaterede væsentlige mangler, idet sådanne rapporter for hver ny konstateret væsentlig mangel skal indeholde en konsekvensanalyse, anbefalinger og de korrigerende foranstaltninger, der skal træffes

• i. interne kontrolfunktioner har adgang til og kan rapportere direkte til ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion for at gøre opmærksom på eventuelle bekymringer
• j. ledelsesorganet følger op på de interne kontrolfunktioners konstateringer på en rettidig og effektiv måde og kræver hensigtsmæssige afhjælpende tiltag, og at der findes en formel procedure for opfølgning af konstateringer og iværksatte korrigerende foranstaltninger.

5.5.2 Interne kontrolfunktioner

De kompetente myndigheder bør vurdere, om investeringsselskabet har en permanent og effektiv compliancefunktion samt, hvis det er relevant, interne risikostyrings- og revisionsfunktioner, der har tilstrækkelige beføjelser og ressourcer samt den krævede profil og direkte adgang til ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion og dets eventuelle udvalg, herunder navnlig risikoudvalget.

De kompetente myndigheder bør vurdere, om investeringsselskabets compliancefunktion og dets eventuelle risikostyringsfunktion og interne revisionsfunktion overholder bestemmelserne i afsnit 5 i EBA's retningslinjer vedrørende intern ledelse.