5.5 Sisäisen valvonnan järjestelmä ja tehtävät

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi arvioida, onko sijoituspalveluyrityksellä sen toiminnan luonteeseen, laajuuteen ja monimuotoisuuteen soveltuva sisäisen valvonnan järjestelmä EPV:n sisäistä hallinnointia ja ohjausta koskevien ohjeiden mukaisesti. Tässä arvioinnissa tulisi ottaa huomioon ainakin se,

• a. onko sijoituspalveluyritys ottanut käyttöön koko organisaation kattavan sisäisen valvonnan järjestelmän, mukaan lukien ylimmän hallintoelimen velvollisuudet ja tehtävät sekä toimet kaikilla liiketoiminta-alueilla ja kaikissa sisäisissä yksiköissä, kuten sisäisen valvonnan toiminnoissa, ulkoistetuissa toimissa ja jakelukanavissa
• b. onko sijoituspalveluyritys laatinut asianmukaiset kirjalliset sisäisen valvonnan käytännöt, mekanismit ja menettelyt, joita se ylläpitää ja päivittää säännöllisesti ja jotka ovat ylimmän hallintoelimen hyväksymiä
• c. ovatko sijoituspalveluyritysten liiketoiminta-alueet vastuussa niiden toiminnasta muodostuvien riskien hallinnasta ja harjoittavatko ne valvontaa, jonka tavoitteena on varmistaa sisäisten ja ulkoisten vaatimusten noudattaminen
• d. onko ylin hallintoelin vastuussa sisäisen valvonnan järjestelmän, menettelyjen ja mekanismien luomisesta ja niiden riittävyyden ja vaikuttavuuden seurannasta sekä kaikkien liiketoiminta-alojen ja sisäisten yksiköiden, mukaan luettuna sisäisen valvonnan toimintojen, valvonnasta
• e. onko sijoituspalveluyrityksen sisäisen valvonnan järjestelmää tarpeen mukaan mukautettu yksilöllisesti sen liiketoiminnan erityispiirteiden, monimuotoisuuden ja

38 niihin liittyvien riskien mukaisesti ottamalla huomioon sijoituspalveluyrityksen mahdolliset ryhmärakenteet

• f. onko sijoituspalveluyrityksellä selkeä, läpinäkyvä ja dokumentoitu päätöksentekomenettely ja selkeä vastuunjako ja toimivalta sisäisen valvonnan järjestelmässään, joka kattaa sen liiketoiminta-alueet, sisäiset yksiköt ja sisäisen valvonnan toiminnot
• g. tapahtuuko tarvittavien tietojen vaihto muun muassa toimintalinjoista, mekanismeista ja menettelyistä ajoissa ja sellaisella tavalla, jolla varmistetaan, että ylin hallintoelin ja kaikki liiketoiminta-alueet ja sisäiset yksiköt, mukaan lukien kaikki riippumattomat sisäisen valvonnan toiminnot, pystyvät suorittamaan tehtävänsä
• h. toimittavatko sisäisen valvonnan toiminnot säännöllisesti ylimmälle hallintoelimelle ajantasaisia, tarkkoja, ytimekkäitä, kattavia, selkeitä ja hyödyllisiä kirjallisia raportteja merkittävistä havaituista puutteista ja sisältyvätkö näihin raportteihin kuhunkin uuteen merkittävään puutteeseen liittyvät riskit, vaikutusten arviointi, suositukset ja toteutettavat korjaavat toimenpiteet
• i. sisäisillä valvontatoiminnoilla on yhteys valvontatoimintoaan hoitavaan ylimpään hallintoelimeen ja ne voivat raportoida sille suoraan huolenaiheiden esittämiseksi tarpeen mukaan
• j. toteuttaako ylin hallintoelin sisäisen valvonnan toimintojen havaintojen seurannan oikea-aikaisesti ja tehokkaasti ja edellyttääkö se asianmukaisia korjaavia toimia ja virallista havaintojen ja toteutettujen korjaavien toimenpiteiden seurantamenettelyä.

5.5.2 Sisäisen valvonnan toiminnot

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi arvioida, onko sijoituspalveluyrityksellä tehokas ja pysyvä sisäinen säännösten noudattamista valvova toiminto (compliance) ja, jos se on tarkoituksenmukaista ja oikeasuhteista, riskienhallintatoiminto ja sisäisen tarkastuksen toiminto, jolla on riittävä toimivalta, asema, resurssit ja tarvittaessa suora yhteys valvontatehtäväänsä hoitavaan ylimpään hallintoelimeen ja sen komiteoihin, jos niitä on perustettu, mukaan lukien erityisesti riskikomitea.

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi arvioida, noudattavatko sijoituspalveluyrityksen säännösten noudattamista valvova toiminto (compliance) ja, jos sellainen on perustettu, riskienhallintatoiminto ja sisäisen tarkastuksen toiminto EPV:n sisäisestä hallinnoinnista ja ohjauksesta annettujen ohjeiden 5 osaston säännöksiä.

39