5.5 Quadro e funções de controlo interno

As autoridades competentes devem avaliar se a empresa de investimento possui um quadro de controlo interno adequado à natureza, à escala e à complexidade das suas atividades, em conformidade com o disposto nas Orientações da EBA sobre governo interno. Para o efeito, devem avaliar pelo menos se:

• a. A empresa de investimento aplica o quadro de controlo interno de forma a abranger toda a organização, incluindo as responsabilidades e as tarefas do órgão de administração, e as atividades de todos os segmentos de atividade e unidades internas, incluindo as funções de controlo interno, as atividades subcontratadas e os canais de distribuição;
• b. A empresa de investimento estabelece, mantém e atualiza regularmente procedimentos, mecanismos e políticas de controlo interno, por escrito, que devem ser aprovados pelo órgão de administração;
• c. Os segmentos de atividade da empresa de investimento são responsáveis pela gestão dos riscos em que incorrem ao exercerem as suas atividades e dispõem de controlos estabelecidos que visem assegurar a conformidade com os requisitos internos e externos;

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• d. O órgão de administração é responsável pelo estabelecimento e monitorização da adequação e eficácia dos processos, dos mecanismos e do quadro de controlo interno, bem como pela supervisão de todos os segmentos de atividade e unidades internas, incluindo as funções de controlo interno;
• e. Se aplicável, o quadro de controlo interno da empresa de investimento é ajustado, numa base individual, às especificidades das suas atividades, à sua complexidade e aos riscos associados, tendo em conta o contexto do grupo;
• f. Existe um processo de decisão claro, transparente e documentado e uma clara atribuição de responsabilidades e autoridade no âmbito do seu quadro de controlo interno, incluindo os seus segmentos de atividade, unidades internas e funções de controlo interno;
• g. Existe um intercâmbio das informações necessárias, incluindo políticas, mecanismos e procedimentos e suas atualizações, de uma forma atempada, que permite a cada órgão de administração, segmento de atividade e unidade interna, incluindo cada função de controlo interno independente, desempenhar as suas funções;
• h. As funções de controlo interno apresentam ao órgão de administração relatórios escritos oportunos, precisos, concisos, abrangentes, claros e úteis sobre as principais deficiências identificadas, devendo esses relatórios incluir, para cada uma dessas novas deficiências identificadas, os riscos em causa, uma avaliação de impacto, recomendações e medidas de correção a adotar;
• i. As funções de controlo interno têm acesso e podem responder diretamente perante o órgão de administração no exercício da sua função de fiscalização, se necessário para manifestar preocupações;
• j. O órgão de administração dá seguimento aos resultados das funções de controlo interno de forma atempada e eficaz e exige ações corretivas adequadas, bem como um procedimento formal de seguimento dos resultados e das medidas de correção adotadas.

5.5.2 Funções de controlo interno

As autoridades competentes devem avaliar se a empresa de investimento possui uma função de conformidade permanente e efetiva e, caso apropriado e proporcionado, funções de gestão dos riscos e de auditoria interna com autoridade, envergadura e recursos suficientes e, se necessário, acesso direto ao órgão de administração no exercício da sua função de fiscalização e aos respetivos comités, caso existam, nomeadamente o comité de risco.

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As autoridades competentes devem avaliar se a função de conformidade da empresa de investimento e, caso existam, a função de gestão dos riscos e a função de auditoria interna cumprem o disposto no título 5 das Orientações da EBA sobre governo interno.