5.5 Kader voor interne risicobeheersing en functies

Bevoegde autoriteiten dienen te beoordelen of de beleggingsonderneming een kader voor interne controle heeft dat past bij de aard, schaal en complexiteit van de activiteiten van de beleggingsonderneming, overeenkomstig de bepalingen van de EBA-richtsnoeren inzake interne governance. Hierbij wordt ten minste beoordeeld of:

• a. de beleggingsonderneming het kader voor interne controle implementeert dat

van alle bedrijfsonderdelen en interne eenheden, waaronder interne controlefuncties, uitbestede activiteiten en distributiekanalen;

• b. beleggingsondernemingen adequate schriftelijke beleidslijnen, mechanismen en procedures voor interne controle opstellen, handhaven en deze regelmatig bijwerken, die door het leidinggevend orgaan dienen te worden goedgekeurd;
• c. de bedrijfsonderdelen van beleggingsondernemingen verantwoordelijk zijn voor het beheren van de risico’s die zij lopen bij het uitvoeren van hun activiteiten en zij over controles beschikken die de naleving van interne en externe vereisten waarborgen;

monitoring van de adequaatheid en doeltreffendheid van het kader voor interne controle, zijn procedures en mechanismen, en voor het toezicht op alle bedrijfsonderdelen en interne eenheden, met inbegrip van interne controlefuncties;

• e. indien van toepassing, het kader voor interne controle van de betrokken beleggingsonderneming op individuele basis wordt aangepast aan het specifieke karakter van haar activiteiten, haar complexiteit en de bijbehorende risico’s, rekening houdend met de groepscontext;
• f. er een duidelijk, transparant en gedocumenteerd besluitvormingsproces is en een heldere toewijzing van verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen haar kader voor interne controle, met inbegrip van haar bedrijfsonderdelen, interne eenheden en interne controlefuncties;
• g. de benodigde informatie, met inbegrip van beleidsmaatregelen, mechanismen en procedures en de herzieningen daarvan, tijdig wordt uitgewisseld op een wijze die waarborgt dat het leidinggevend orgaan, alle bedrijfsonderdelen en interne eenheden, waaronder elke functie voor onafhankelijke interne risicobeheersing, in staat is zijn taken uit te voeren;
• h. de interne controlefuncties regelmatig tijdige, nauwkeurige, beknopte, volledige, duidelijke en nuttige schriftelijke rapportage over belangrijke vastgestelde tekortkomingen aan het leidinggevend orgaan indienen; deze rapportages bevatten voor elke nieuwe vastgestelde belangrijke tekortkoming de betrokken risico’s, een imp7, aanbevelingen en te nemen corrigerende maatregelen;
• i. interne controlefuncties toegang hebben en rechtstreeks kunnen rapporteren aan het leidinggevend orgaan in zijn bestuursfunctie, om zo nodig problemen aan te kaarten;
• j. het leidinggevend orgaan tijdig en doeltreffend gevolg geeft aan de bevindingen van de interne controlefuncties en adequate corrigerende maatregelen en een formele opvolgingsprocedure vereist voor de bevindingen en de genomen corrigerende maatregelen.

5.5.2 Interne controlefuncties

Bevoegde autoriteiten dienen te beoordelen of de beleggingsonderneming beschikt over een doeltreffende en permanente interne compliancefunctie en, indien passend en evenredig, over een risicobeheerfunctie en een interne auditfunctie met voldoende gezag, status en middelen en, indien nodig, directe toegang tot het leidinggevend orgaan in zijn bestuursfunctie en zijn comités, indien ingesteld, waaronder met name het risicocomité.

Bevoegde autoriteiten dienen te beoordelen of de compliancefunctie van de beleggingsonderneming en, indien deze is opgericht, de risicobeheerfunctie en de interne auditfunctie voldoen aan de bepalingen van titel 5 van de EBA-richtsnoeren inzake interne governance.