5.5 Πλαίσιο και λειτουργίες εσωτερικού ελέγχου

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να αξιολογούν εάν η επιχείρηση επενδύσεων διαθέτει πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου κατάλληλο για τη φύση, την κλίμακα και την πολυπλοκότητα των δραστηριοτήτων των επιχειρήσεων επενδύσεων, σύμφωνα με τις διατάξεις που ορίζονται στις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση. Η εν λόγω αξιολόγηση πρέπει να αναφέρει τουλάχιστον αν:

• α. οι εταιρείες επενδύσεων εφαρμόζουν το πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου που καλύπτει ολόκληρο τον οργανισμό, συμπεριλαμβανομένων των ευθυνών και των καθηκόντων του διοικητικού οργάνου, καθώς και των δραστηριοτήτων όλων των επιχειρηματικών τομέων και των εσωτερικών μονάδων, συμπεριλαμβανομένων των τμημάτων εσωτερικού ελέγχου, των δραστηριοτήτων που αποτελούν αντικείμενο εξωτερικής ανάθεσης και των διαύλων διανομής·
• β. οι επιχειρήσεις επενδύσεων θεσπίζουν, διατηρούν και επικαιροποιούν ανά τακτά χρονικά διαστήματα κατάλληλες και γραπτώς τεκμηριωμένες πολιτικές, μηχανισμούς και διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου, που θα πρέπει να εγκρίνονται από το διοικητικό όργανο·
• γ. οι επιχειρηματικοί τομείς των επιχειρήσεων επενδύσεων έχουν την ευθύνη για τη διαχείριση των κινδύνων που συνεπάγεται η άσκηση των δραστηριοτήτων τους και διαθέτουν συστήματα ελέγχου τα οποία αποσκοπούν στη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις εσωτερικές και τις εξωτερικές απαιτήσεις·
• δ. το διοικητικό όργανο είναι υπεύθυνο για τη θέσπιση και την παρακολούθηση της επάρκειας και της αποτελεσματικότητας του πλαισίου, των διαδικασιών και των μηχανισμών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου, καθώς και για την επίβλεψη όλων των επιχειρηματικών τομέων και των εσωτερικών μονάδων, συμπεριλαμβανομένων των επιμέρους τμημάτων του συστήματος εσωτερικού ελέγχου·

44

• ε. κατά περίπτωση, το πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου της εν λόγω επιχείρησης επενδύσεων προσαρμόζεται σε ατομική βάση στις ιδιαιτερότητες της επιχειρηματικής της δραστηριότητας, της πολυπλοκότητάς της και των συναφών κινδύνων, λαμβανομένου υπόψη του επιπέδου του ομίλου·

στ. υπάρχει σαφής, διαφανής και τεκμηριωμένη διαδικασία λήψης αποφάσεων, καθώς και σαφής κατανομή των αρμοδιοτήτων και των εξουσιών στο πλαίσιο του συστήματος εσωτερικού ελέγχου του, συμπεριλαμβανομένων των επιχειρηματικών τομέων του, των εσωτερικών μονάδων και των τμημάτων του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησής του·

• ζ. προβλέπεται έγκαιρη ανταλλαγή των αναγκαίων πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένων των πολιτικών, των μηχανισμών και των διαδικασιών και των επικαιροποιήσεών τους, κατά τρόπον ώστε να διασφαλίζεται ότι κάθε διοικητικό όργανο, επιχειρηματικός τομέας και εσωτερική μονάδα, συμπεριλαμβανομένης κάθε επιμέρους ανεξάρτητης μονάδας εσωτερικού ελέγχου, είναι σε θέση να εκτελεί τα αντίστοιχα καθήκοντα·
• η. οι λειτουργίες εσωτερικού ελέγχου υποβάλλουν τακτικά στο διοικητικό όργανο έγκαιρες, ακριβείς, συνοπτικές, περιεκτικές, σαφείς και χρήσιμες γραπτές εκθέσεις σχετικά με σημαντικές διαπιστωθείσες ελλείψεις και οι εκθέσεις αυτές περιλαμβάνουν, για κάθε νέα διαπιστωθείσα σημαντική ανεπάρκεια, τους σχετικούς κινδύνους, εκτίμηση επιπτώσεων, συστάσεις και διορθωτικά μέτρα που πρέπει να ληφθούν·
• θ. οι υπηρεσίες εσωτερικού ελέγχου έχουν πρόσβαση και μπορούν να αναφέρονται απευθείας στο διοικητικό όργανο στο πλαίσιο της εποπτικής του λειτουργίας, για να εγείρουν ανησυχίες εάν είναι απαραίτητο·
• ι. το διοικητικό όργανο παρακολουθεί τα πορίσματα των λειτουργιών εσωτερικού ελέγχου έγκαιρα και αποτελεσματικά και απαιτεί κατάλληλες διορθωτικές ενέργειες και επίσημη διαδικασία παρακολούθησης των ευρημάτων και των διορθωτικών μέτρων που λαμβάνονται.

5.5.2 Λειτουργίες εσωτερικού ελέγχου

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να αξιολογούν εάν η επιχείρηση επενδύσεων έχει αποτελεσματική και μόνιμη λειτουργία εσωτερικής συμμόρφωσης και, εφόσον είναι ενδεδειγμένο και ανάλογο, λειτουργία διαχείρισης κινδύνου και λειτουργία εσωτερικού ελέγχου, με επαρκή εξουσία, κύρος, πόρους και, όπου χρειάζεται, άμεση πρόσβαση στο διοικητικό όργανο στην εποπτική του λειτουργία και στις επιτροπές του, εφόσον έχουν συγκροτηθεί, συμπεριλαμβανομένης ιδίως της επιτροπής κινδύνου.

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να αξιολογούν εάν η λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης της επιχείρησης επενδύσεων και, όπου διαπιστώνεται, η λειτουργία διαχείρισης κινδύνου και

45 η λειτουργία εσωτερικού ελέγχου συμμορφώνονται με τις διατάξεις του τίτλου 5 των κατευθυντήριων γραμμών της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση.